“El SoftExpert Suite, a través de sus diversos módulos, ofrece una respuesta integral a cualquier necesidad o proceso, ya sea de producción, gestión, operación o soporte, garantizando total cumplimiento con los diferentes requisitos normativos. En resumen, la solución proporcionó una forma simple, organizada y eficiente de gestionar nuestro sistema de gestión integrado y el control documental.”

Frilabo aumenta la rentabilidad en un 30% y asegura el cumplimiento de estrictas normas internacionales al adoptar la tecnología de SoftExpert

En un mercado global cada vez más competitivo y sujeto a exigencias regulatorias cada vez más estrictas, la excelencia en la gestión de la calidad ha dejado de ser un diferencial para convertirse en un imperativo estratégico. Según McKinsey, las empresas que implementan prácticas sólidas de gestión de calidad pueden reducir hasta un 20% sus costos operativos.

Este movimiento está impulsado por la búsqueda de mayor eficiencia, reducción de riesgos y costos, así como por la necesidad de decisiones más rápidas y fundamentadas, basadas en datos en tiempo real. En este contexto, Frilabo buscó una solución sólida para gestionar sus procesos, reafirmando su compromiso con los más altos estándares de calidad y la entrega de valor a sus clientes.

➡️ El punto de partida: la búsqueda de un Sistema de Gestión de Calidad sólido

Frilabo, reconocida por su actuación en el sector de laboratorio, ya contaba con la certificación ISO 9001 y un sistema de gestión documental. Sin embargo, con la aprobación de un proyecto de cualificación (PT2020) y el consecuente aumento de las exigencias en los sistemas de calidad, la solución existente resultó insuficiente para acompañar las nuevas necesidades y la creciente complejidad de las operaciones.

Se volvió esencial encontrar una plataforma que no solo respondiera a las demandas inmediatas, sino que también ofreciera escalabilidad y flexibilidad para el futuro.

🎯 El desafío: implementar una solución integral en un escenario complejo

La transición a un nuevo sistema de gestión de calidad no fue una tarea sencilla. Frilabo necesitaba una solución robusta que integrara áreas esenciales como la gestión de competencias y formaciones, control documental, gestión de riesgos, procesos, indicadores y activos.

Además, la implementación exigía dedicación y un minucioso trabajo de parametrización para que el software reflejara las especificidades y flujos internos de la empresa. Con tantas funcionalidades implicadas, el desafío también incluía un proceso continuo de aprendizaje y optimización.

🧭 El giro estratégico: la elección por SoftExpert

Tras un exhaustivo análisis de mercado, SoftExpert se destacó como la empresa que presentaba la solución más completa y alineada con los requisitos de Frilabo.

Mientras que otras opciones presentaban lagunas en aspectos cruciales para el cumplimiento normativo, en especial la exigente ISO 13485, la plataforma SoftExpert Suite ofrecía un conjunto integral de módulos capaces de cubrir todas las áreas críticas.

La capacidad de gestionar de forma integrada desde la formación de equipos hasta el control de activos y riesgos fue determinante para la elección.

📊 Resultados que hablan por sí mismos: optimización, rentabilidad y control mejorado

La implementación de la solución de SoftExpert marcó un verdadero punto de inflexión en Frilabo. Procesos que anteriormente eran manuales, consumían tiempo y eran susceptibles a errores, pasaron a gestionarse de forma automatizada y estructurada.

• Esta optimización se tradujo en un notable ahorro de tiempo y, en consecuencia, en un aumento significativo de la rentabilidad, que ronda el 30%.

• El control sobre los procesos se volvió más eficaz, permitiendo una gestión de la calidad más rigurosa, proactiva y basada en datos confiables.

• Antes de la implementación, los procesos de no conformidades y reclamaciones se realizaban manualmente mediante hojas de cálculo, correos electrónicos, formularios en papel, etc. Este método generaba con frecuencia retrabajo, errores, retrasos y falta de trazabilidad.

• Con la automatización a través de SoftExpert Suite, los procesos se ejecutan ahora automáticamente, reduciendo los tiempos de finalización y proporcionando beneficios como mayor agilidad en las aprobaciones, estandarización, trazabilidad y mejor control de los plazos.

💡 El impacto de SoftExpert en el día a día de Frilabo

La digitalización total de la gestión documental permitió un control centralizado y seguro de toda la documentación. La gestión de competencias y formaciones también fue optimizada, con todos los registros de formación monitorizados directamente en el sistema.

El área de mayor impacto con la adopción de la plataforma de SoftExpert fue el laboratorio y control de calidad. Todos los equipos e instrumentos de medición y monitoreo están actualmente controlados. Se han definido planes de calibración con frecuencias controladas para la recolección de lecturas, errores e incertidumbres de los instrumentos. Los informes de verificación y los certificados de calibración están controlados y disponibles, junto con todo el historial de eventos asociados a los instrumentos.

El proceso de control de calidad está optimizado: se han definido familias de medios de cultivo y sus características de control, con las especificaciones que deben cumplirse de acuerdo con las tolerancias del proceso. Después del control de calidad, se emite un certificado de conformidad totalmente personalizado, conforme a los requisitos normativos.

Además, la automatización de procesos críticos como el control de cambios, gestión de no conformidades, calibración de equipos y formación de personal trajo más transparencia y agilidad a la toma de decisiones.

Con esta sólida estructura, Frilabo logró claros beneficios en eficiencia operativa y un control reforzado sobre actividades esenciales.

 

Mafalda Regado, responsable técnica del Laboratorio de Medios de Frilabo, destaca la importancia de la solución:

“Como responsable técnica del Laboratorio de Medios de Frilabo, soy una firme defensora de esta plataforma de calidad que nos permite, con rigor, mantener un excelente control de los procesos.”