Reducción del 28% en el tiempo dedicado a la Gestión Documental
La automatización de los procesos eliminó tareas manuales repetitivas y liberó tiempo para actividades más estratégicas
Centralización y control completo del ciclo de vida de los documentos
Con el componente Documento, la organización obtuvo mayor seguridad y trazabilidad de la información generada en todas las plantas
Mayor agilidad y fiabilidad en los procesos de calidad
La visualización en tiempo real de los datos permitió decisiones más ágiles, menos retrabajos y una mayor adopción de la solución por parte del equipo
Arca Continental
Arca Continental es una de las mayores distribuidoras de Coca-Cola en América Latina. Con operaciones en México, Ecuador, Perú, Argentina y Estados Unidos, la compañía cuenta con 94 años de historia y aproximadamente 62 mil empleados.
Mexicana Arca Continental reduz em 28% tempo dedicado à Gestão de Documentos com SoftExpert
Punto de partida
La compañía necesitaba establecer una estructura corporativa que permitiera visualizar en tiempo real la información generada en toda la organización. Según explica Luisa Arzaga, Analista de Calidad de Arca Continental, los procesos eran manuales, lo que dificultaba el seguimiento de las actividades realizadas en todas las Unidades del grupo.
“Teníamos una gran carga de trabajo manual debido a la creación de aproximadamente 195 elementos (rutas de revisión, grupos y atributos) en cada una de nuestras 51 plantas, lo que suponía cerca de 9.945 elementos para configurar estructuras en la parte operativa. Esto nos llevó a buscar una solución que pudiera automatizar todo este trabajo”, afirma.
Selección de la herramienta
De acuerdo con Luisa, la elección de SoftExpert Excellence Suite se debió principalmente a la flexibilidad y facilidad del sistema para crear una configuración desde cero y alineada a las necesidades de Arca. A través del componente Documento, la organización obtuvo un mayor control sobre sus documentos, ya que la herramienta centraliza contenidos no estructurados y gestiona por completo su ciclo de vida.
La compañía también utiliza los componentes de Proceso, Auditoría y Desempeño.
Impacto generado
La Analista de Calidad destaca que el diferencial de la solución está en su capacidad de generar análisis de datos en tiempo real, lo que ha permitido reducir retrabajos y aumentar la aceptación de la ferramenta dentro de la cultura de la empresa. La Analista señala además que, en un futuro próximo, Arca Continental planea ampliar el uso de la solución mediante la implantación de los componentes para la gestión de archivo físico, indicadores de desempeño, formación, incidencias, control de actividades y formularios.
