Bilginin dijitalleşmesi ve merkezileşmesiyle birlikte belgelerin oluşturulması, gözden geçirilmesi ve yayınlanması çok daha kolay hale gelmiş, baskılar azalmış, eski belgeler ve manuel süreçlerden kaynaklanan gecikmeler ve verimsizlikler ortadan kalkmıştır.

Doküman yönetimi

Şirket için üretilen tüm dokümantasyonu kontrol etmek zordu, çünkü birçok süreç manueldi, fiziksel kayıtlar vardı ve bu da bilginin izlenebilirliğini karmaşık hale getiriyordu. Pharlab'ın BT müdürü Wilton Dias, otomasyon ve dizinlerin entegrasyonu eksikliği nedeniyle şirketin onaylar ve yeniden işleme için çok zaman harcadığını hatırlıyor. “Örneğin vergi belgelerinin yönetimi, faturaların alınmasından depolanmasına kadar, aşırı zaman, gereksiz baskı ve hatta belge kaybına sebep oluyordu” diye ekliyor.

Süreç otomasyonu

Bu zorluklarla yüzleşmek için Pharlab, piyasada bu ihtiyaçları karşılayan ve aynı zamanda Anvisa (Ulusal Sağlık Gözetim Ajansı) ve Avrupa Birliği'nde üretilen ilaçları düzenleyen bir kurum olan EMA (Avrupa İlaç Ajansı) gibi sektördeki en önemli düzenlemelere uyan bir çözüm aradı. Kurumsal içerik yönetimi için SoftExpert ECM ve süreç otomasyonu için SoftExpert BPM çözümlerinin kombinasyonu, belge ve kayıt yönetimi, iş akışları, araştırma ve arşivlemenin yanı sıra sözleşme yönetimi ve seyahat masrafları sürecinin tek bir ortamda otomatikleştirilmesini ve entegre edilmesini sağlayarak kullanıcıların belge oluşturmasına, bunları meslektaşları veya doğrudan yöneticileri tarafından incelenmek üzere göndermesine ve onaylandıktan sonra platformda kullanılabilir hale getirmesine olanak tanıdı. Tüm nesneler sürüm ve güvenlik kontrollerine tabi tutularak yürürlükteki standartlara ve düzenlemelere uyum kolaylaştırılıyor. Şu anda tüm çalışanların araca erişimi vardır ve kaynakları en çok kullanan sektörler şunlardır: Muhasebe, Kontrol, Satın Alma, Hukuk, Kalite, Geliştirme, Satış, Pazarlama, Üretim, Bakım, BT, İK, Lojistik ve Depo.

Çeviklik ve güvenlikte kazanımlar

Wilton'a göre SoftExpert, iyi performans ve mükemmel desteğe sahip eksiksiz bir çözümün yanı sıra, işletmeyi düzenleyen yasal ve uyumluluk gerekliliklerine uyumu da garanti ediyor. Bu sürecin bir parçası olarak kuruluş halihazırda KVKK’ya (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) uyum sağlamış durumda ve eğitim politikasını platform üzerinde yapılandırarak çalışan farkındalığını artırma sürecinde.

“Özellikle evden çalışan çok sayıda çalışan söz konusu olduğunda, doğrudan araç üzerinden eğitim verebilmek, profesyonellerin sürekli gelişimi, eğitim etkinliğinin artırılması ve daha kaliteli teslimatların sağlanması açısından çok önemlidir.”

Wilton, önemli kazanımlar arasında faaliyetlerin yürütülmesindeki çevikliği, daha fazla görünürlüğü ve veri izlenebilirliğini vurguluyor. Ayrıca, evden çalışan ekipler için gerekli olan gider yönetimi sürecinde otomasyonun önemini de vurguluyor. “Bu araç olmasaydı, profesyonellerimizin çoğunun uzaktan çalıştığını göz önünde bulundurursak birçok zorluk yaşardık” diyerek sözlerini tamamlıyor.