Gigante global MSC poupa 100 mil euros por ano ao digitalizar a sua operação ferroviária com a SoftExpert

Com a tecnologia da SoftExpert, a Medway substituiu seis sistemas legados, automatizou processos de negócio e eliminou 500 mil impressões anuais

No dinâmico cenário do transporte marítimo e da logística global, a MSC destaca-se como a maior empresa de transporte de contentores do mundo. Com uma presença impressionante em 155 países, a companhia opera uma frota de 900 navios e conta com mais de 675 escritórios espalhados pelo globo. São 200 mil colaboradores que movimentam não apenas cargas, mas também pessoas, oferecendo soluções logísticas e de mobilidade para os quatro cantos do mundo.

Apesar da sua escala global, a MSC necessitava de maior agilidade, inovação e tecnologia para sustentar a sua liderança. A parceria com a SoftExpert revelou-se essencial nesta jornada, combinando visão estratégica com soluções robustas para impulsionar a transformação digital e gerar resultados concretos. Este caso de sucesso demonstra como essa sinergia elevou o padrão de eficiência no setor logístico.

Transformar para crescer: os desafios da digitalização

Ao assumir as operações da antiga CP Carga, a Medway herdou uma base tecnológica que, embora tivesse sustentado a operação durante muitos anos, já não respondia às novas exigências de um mercado logístico em rápida transformação. A infraestrutura e os sistemas disponíveis, típicos de um modelo mais tradicional, apresentavam limitações significativas para acompanhar o ritmo de crescimento e inovação pretendido pela nova gestão.

A empresa operava com sistemas legados, muitos dos quais não podiam ser atualizados ou adaptados às novas necessidades operacionais. Em alguns casos, tratava-se de soluções descontinuadas, sem suporte técnico disponível e com vulnerabilidades críticas de segurança, o que representava um risco para a confidencialidade e integridade da informação.

Para além disso, a integração entre sistemas era maioritariamente manual, o que tornava os processos mais lentos e suscetíveis a falhas. A infraestrutura tecnológica, incluindo equipamentos e plataformas, necessitava de modernização para garantir desempenho e escalabilidade.

Foi neste contexto que a Medway identificou a necessidade de rever a sua arquitetura tecnológica, procurando uma solução robusta, integrada e segura, que permitisse consolidar a sua posição como referência em logística ferroviária e impulsionar a sua expansão na Península Ibérica.

A tecnologia como alavanca da transformação

Como parte da estratégia de transformação digital, foi realizado um mapeamento completo dos processos existentes e das soluções tecnológicas em utilização, identificando pontos críticos, oportunidades de melhoria e diretrizes para a modernização da operação. Com base neste diagnóstico, foi definida uma estratégia de apoio aos processos mapeados, com a identificação de potenciais parceiros tecnológicos e a avaliação do respetivo valor acrescentado.

Foi realizado um benchmarking com quatro ferramentas de ECM - Enterprise Content Management e BPM - Business Process Management, com o objetivo de substituir os sistemas legados por uma solução mais robusta, integrada e alinhada com as necessidades atuais. A SoftExpert destacou-se pela sua abrangência funcional, custo competitivo de implementação e manutenção, facilidade de integração com o ambiente Azure/Office 365 e apoio na conformidade com as normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. Para além disso, a sua arquitetura escalável garantiu a flexibilidade necessária para acompanhar o crescimento e a evolução contínua da operação.

“Optámos pela SoftExpert pela sua capacidade de fornecer uma solução integrada que unifica processos críticos em várias áreas da empresa. A plataforma ofereceu a flexibilidade necessária para se adaptar aos nossos sistemas existentes, além de garantir o suporte à conformidade com normas internacionais — algo essencial para o nosso setor”, comenta Jorge Valera, diretor de Tecnologia da Medway.

Gestão estratégica de um projeto de alto impacto: ganhos operacionais e financeiros

O projeto foi estruturado em fases bem definidas, desde a conceção até ao suporte em produção, com um plano robusto que envolveu o levantamento e desenho dos processos, implementação, testes em pré-produção e entrada em operação com suporte contínuo. Ao longo de 18 meses, foram mobilizados 101 recursos, entre colaboradores e consultores, além de 8 parceiros estratégicos. O investimento inicial foi de 1.500.000 euros na implementação de todas as novas ferramentas, refletindo uma gestão eficiente e orientada para resultados.

Entre os fatores críticos para o sucesso do projeto estiveram o forte envolvimento das partes interessadas, o compromisso da equipa, a transparência na comunicação, a capacidade de decisão ágil e a formação de qualidade para os utilizadores finais. Além disso, os benefícios da iniciativa foram claramente comunicados ao negócio, e os riscos, identificados e mitigados de forma proativa.

Com a adoção da plataforma SoftExpert Suite, a empresa substituiu pelo menos seis ferramentas distintas, consolidando tudo numa solução única e integrada. Processos de áreas como financeira, recursos humanos, jurídico, marketing, comercial, operações, tecnologia e qualidade passaram a ser centralizados e automatizados, com integração direta ao ERP e a outros sistemas corporativos.

Entre os fluxos digitais implementados, destacam-se a gestão de documentos, gestão de indicadores, gestão de resíduos, incidentes ambientais, análise de riscos, processos de averiguações e inquéritos, estudos de solução de transporte e a gestão de formações. Também foram digitalizados processos financeiros utilizados de forma corporativa pela MSC, como o controlo de divergências de faturação e os pedidos de nota de crédito. O resultado é uma organização mais ágil, conectada e eficiente, com maior capacidade de resposta e preparada para evoluir continuamente.

Resultados que movem a operação e o negócio

Para uma organização da dimensão da MSC, a gestão de processos, riscos e conformidade representa um desafio de grande escala. A complexidade das operações globais, a necessidade de cumprimento de regulamentações internacionais e a procura contínua por otimização exigem ferramentas robustas e integradas. É neste contexto que a parceria com a SoftExpert se tornou um fator diferenciador estratégico, gerando resultados tangíveis.

Gestão e distribuição de regulamentação e segurança

Antes da digitalização:

A gestão da regulamentação e da segurança era um processo manual e altamente dependente de papel. A documentação e os horários dos comboios eram distribuídos fisicamente a 350 colaboradores, que necessitavam de assinar os documentos para confirmar a sua leitura. Esta atividade implicava a impressão e distribuição de mais de 500.000 cópias por ano, consumindo 4 horas diárias de 3 recursos.

Após a digitalização com a SoftExpert:

A documentação passou a ser gerida através do módulo de gestão documental da SoftExpert. Todos os documentos são sincronizados com os tablets das equipas operacionais via APP SoftExpert Document, permitindo consulta offline. A confirmação de leitura é feita diretamente na aplicação, garantindo o registo de quem acedeu a cada regulamento.

Resultados tangíveis:

Redução de 500.000 impressões por ano, contribuindo para a sustentabilidade e a digitalização dos processos – este volume equivale a cerca de 2,5 toneladas de papel, o suficiente para salvar aproximadamente 60 árvores maduras por ano;
Economia de 1,5 FTE (Full-Time Equivalent), permitindo redirecionar recursos para atividades mais estratégicas;
Redução de custos operacionais em 80.000 € por ano, reforçando a eficiência e o retorno sobre o investimento.

Registros de NC e de divergências de faturação

Antes da digitalização:

Os processos de registo de não conformidades e de divergências de faturação eram geridos através de trocas de e-mails e folhas de Excel. Este modelo comprometia o controlo, dificultava a emissão de relatórios diários e resultava em vários processos não concluídos, levando à perda de valores que deixavam de ser recuperados.

Após a digitalização com a SoftExpert:

Cada solicitação passou a ser iniciada diretamente no sistema, com um workflow estruturado que envolve todos os departamentos relevantes. Alertas automáticos ajudam a garantir o cumprimento de prazos e, em caso de inatividade, o processo é automaticamente escalado para a liderança. Através dos portais da aplicação e do módulo Analytics, a equipa financeira passou a dispor de indicadores estratégicos e informação em tempo real para apoiar a tomada de decisão.

Resultados alcançados:

Redução de 1.200 horas anuais dedicadas à gestão, acompanhamento e geração de relatórios;
Economia de aproximadamente 15.000 € por ano;
Recuperação de valores em dívida que anteriormente se perdiam por falta de rastreabilidade e encerramento dos processos.

Avaliação de riscos de TI

Garantir a segurança da informação é essencial e, para isso, a avaliação constante dos riscos e a definição de planos de ação eficazes são imprescindíveis. Com o módulo de Risco da SoftExpert, todos os riscos identificados são registados e associados a medidas de controlo. Estas ações são revistas e atualizadas semestralmente, promovendo uma gestão preventiva e contínua que protege a empresa contra potenciais ameaças.

Resultados e benefícios:

Gestão proativa dos riscos de TI, permitindo identificar e mitigar ameaças antes que causem impacto;
Cumprimento rigoroso de normas e regulamentações de segurança, reforçando a confiança no ambiente digital;
Decisões mais seguras, suportadas por dados concretos sobre os riscos e as suas probabilidades, assegurando maior tranquilidade para o negócio.

Num setor onde a eficiência e a agilidade são essenciais, a parceria entre a MSC e a SoftExpert exemplifica como a tecnologia pode ser um verdadeiro motor de transformação. As soluções da SoftExpert não são apenas ferramentas: são facilitadores estratégicos que permitem à MSC operar na sua escala global com mais controlo, inteligência e eficiência, consolidando a sua posição como líder mundial e inovadora.

Uma parceria que transforma a logística global

A MSC é um exemplo de crescimento estratégico e inovação contínua, consolidando a sua liderança global. O seu sucesso não se baseia apenas na escala, mas também na capacidade de formar parcerias que promovem eficiência e inovação.

A colaboração com a SoftExpert reflete esta visão, integrando soluções avançadas de gestão de processos, riscos e conformidade que otimizam operações, reduzem custos e elevam a qualidade dos serviços. Os resultados demonstram o impacto direto e positivo da transformação digital.

Este case demonstra que tecnologia, visão estratégica e execução dedicada transformam desafios complexos em oportunidades de crescimento, construindo um futuro mais ágil, resiliente e conectado para a logística global.

Casos de Sucesso

Leve esta solução para sua empresa