« SoftExpert Suite, grâce à ses différents modules, apporte une réponse complète à tout besoin ou processus — qu’il soit lié à la production, à la gestion, aux opérations ou au support — tout en garantissant la conformité totale avec de multiples exigences réglementaires. En résumé, la solution nous a offert une manière simple, organisée et efficace de gérer notre système de management intégré et le contrôle documentaire. »
Fátima Sousa, Responsable Qualité chez Frilabo
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+30 % de rentabilité
L’automatisation des processus a entraîné des gains d’efficacité qui ont stimulé la rentabilité, tout en réduisant considérablement les erreurs et les reprises
Agilité et efficacité opérationnelle
La numérisation et l’automatisation des processus critiques, tels que la gestion des non-conformités et l’étalonnage des équipements, ont amélioré le respect des délais et la qualité globale
Certifications et conformité
En adoptant la solution SoftExpert, Frilabo a maintenu sa conformité avec les principales normes internationales, notamment ISO 9001, ISO 13485 et ISO 17025, garantissant ainsi la qualité des produits et la rigueur des processus
Frilabo
Frilabo est une entreprise portugaise disposant de plus de 25 ans d’expérience, spécialisée dans les solutions de laboratoire et les services de métrologie. Elle se consacre au développement, à la production et à la commercialisation de milieux de culture, ainsi qu’à la prestation de services d’étalonnage, de qualification, de validation et de maintenance d’équipements.
Dotée de ses propres laboratoires, de certifications internationales et présente dans plus de 10 pays, Frilabo allie expertise technique, innovation et engagement fort en matière de qualité, afin de répondre aux exigences d’un marché en constante évolution.
Production : des milliers de produits de milieux de culture Frilabo sont fabriqués chaque année, sous un strict contrôle de qualité.
Services de métrologie : +70 % de croissance des services accrédités depuis 2015.
Support technique spécialisé : plus de 2 500 équipements réparés par an.
Focus sur la qualité et la conformité réglementaire : certifications ISO 9001 (systèmes de management de la qualité), ISO 13485 (dispositifs médicaux) et ISO 17025 (compétence des laboratoires d’essais et d’étalonnage).
Frilabo opère dans un secteur mondial en croissance, porté par les avancées technologiques, le vieillissement de la population et la demande croissante de précision et de fiabilité. Sa structure technique et sa capacité de production lui confèrent une position compétitive pour servir laboratoires, universités, centres de recherche et industries dans un marché particulièrement exigeant.
Frilabo augmente sa rentabilité de 30 % et garantit sa conformité aux normes internationales grâce à la technologie SoftExpert
Dans un marché mondial de plus en plus compétitif et soumis à des exigences réglementaires toujours plus strictes, l’excellence en gestion de la qualité est passée du statut de différenciateur à celui d’impératif stratégique. Selon McKinsey, les entreprises qui mettent en place des pratiques robustes de gestion de la qualité peuvent réduire leurs coûts opérationnels jusqu’à 20 %.
Cette évolution est motivée par la recherche d’une plus grande efficacité, la réduction des risques et des coûts, ainsi que par la nécessité de prendre des décisions plus rapides et fondées sur les données. C’est dans ce contexte que Frilabo a recherché une solution solide pour gérer ses processus, réaffirmant ainsi son engagement envers les plus hauts standards de qualité et la création de valeur pour ses clients.
➡️ Point de départ : à la recherche d’un système de gestion de la qualité robuste
Déjà certifiée ISO 9001 et dotée d’un système de gestion documentaire, Frilabo a vu les exigences de son système qualité augmenter avec l’approbation d’un projet de qualification (PT2020). La solution existante s’est alors révélée insuffisante pour répondre aux nouvelles demandes et à la complexité croissante des opérations.
Il devenait essentiel de trouver une plateforme capable de répondre aux besoins immédiats tout en offrant évolutivité et flexibilité pour l’avenir.
🎯Le défi : mettre en œuvre une solution globale dans un environnement complexe
La transition vers un nouveau système de gestion de la qualité n’a pas été une tâche simple. Frilabo avait besoin d’une solution puissante, intégrant des domaines essentiels tels que la gestion des compétences et des formations, le contrôle documentaire, la gestion des risques, des processus, des indicateurs et des actifs.
L’implémentation a nécessité un travail minutieux de configuration afin que le logiciel reflète fidèlement les processus et flux internes de l’entreprise. Avec de nombreuses fonctionnalités à maîtriser, le défi a également impliqué un processus continu d’apprentissage et d’optimisation.
🧭Le tournant stratégique : le choix de SoftExpert
Après une analyse approfondie du marché, SoftExpert s’est imposé comme le fournisseur de la solution la plus complète et la plus alignée avec les besoins de Frilabo.
Alors que d’autres options présentaient des lacunes sur des aspects cruciaux pour la conformité réglementaire — notamment la stricte norme ISO 13485 —, SoftExpert Suite a proposé un ensemble complet de modules couvrant toutes les zones critiques.
La possibilité de gérer, de manière intégrée, aussi bien la formation des équipes que la gestion des actifs et le contrôle des risques a été déterminante dans ce choix.
📊Des résultats concrets : optimisation, rentabilité et meilleur contrôle
L’implémentation de la solution SoftExpert a marqué un véritable tournant pour Frilabo. Les processus manuels, longs et sujets aux erreurs ont été transformés en flux automatisés et structurés.
Cette optimisation s’est traduite par un gain de temps significatif et une augmentation notable de la rentabilité, avoisinant les 30 %.
Le contrôle des processus est devenu plus efficace, permettant une gestion de la qualité plus rigoureuse et proactive, basée sur des données fiables.
Auparavant, la gestion des non-conformités et des réclamations se faisait manuellement via tableurs, e-mails et formulaires papier, entraînant souvent des reprises, des erreurs, des retards et un manque de traçabilité.
Avec SoftExpert Suite, ces processus sont désormais automatisés, ce qui réduit les délais, facilite les approbations, standardise les procédures, assure une traçabilité totale et améliore le respect des échéances.
💡 L’impact sur les opérations quotidiennes
La numérisation complète de la gestion documentaire a permis un contrôle centralisé et sécurisé de tous les documents. La gestion des compétences et des formations s’est également améliorée, avec un suivi en temps réel directement dans le système.
L’impact le plus important s’est fait ressentir dans les activités de laboratoire et de contrôle qualité : tous les équipements de mesure et de surveillance sont désormais contrôlés, avec des plans d’étalonnage définis et suivis à des fréquences précises. Les rapports de vérification et les certificats d’étalonnage sont disponibles à tout moment, avec l’historique complet de chaque instrument.
Le contrôle qualité a été optimisé grâce à la définition de familles de milieux de culture et de leurs caractéristiques de contrôle, ainsi qu’aux spécifications à respecter selon les tolérances de processus. Après contrôle, un certificat de conformité entièrement personnalisé est généré, en accord avec les exigences réglementaires.
En automatisant des processus critiques comme la gestion des changements, des non-conformités, l’étalonnage des équipements et la formation du personnel, Frilabo a gagné en transparence et en rapidité dans sa prise de décision.
Avec cette structure robuste, l’entreprise a réalisé des gains clairs en efficacité opérationnelle et renforcé le contrôle sur ses activités essentielles.
Mafalda Regado, Responsable technique du laboratoire de milieux de Frilabo, souligne l’importance de cette solution :
« En tant que Responsable technique du laboratoire de milieux de Frilabo, je suis une fervente défenseure de cette plateforme qualité, qui nous permet de maintenir un contrôle rigoureux et efficace de nos processus. »
