Trazabilidad completa y eliminación de duplicidades
Pharmascience centralizó todo el ciclo documental en un único sistema, asegurando versiones actualizadas, un historial fiable y eliminando las inconsistencias presentes en las antiguas hojas de cálculo
Formaciones integradas a los documentos regulatorios
Con SoftExpert Formación, la compañía simplificó la relación entre documentos, empleados y cualificaciones, facilitando el cumplimiento y la atención a los requisitos de Anvisa
Agilidad operativa y reducción de costes
Los procesos de revisión, distribución y control de copias se volvieron más rápidos y seguros, reduciendo retrabajos, ahorrando tiempo y optimizando los recursos internos
Pharmascience
Pharmascience opera en los sectores de medicamentos, suplementos y cosméticos en todo Brasil. Su planta industrial, ubicada en Betim (MG), cuenta con unos 6.500 m² y una capacidad productiva anual superior a 687 millones de unidades farmacotécnicas.
Pharmascience mejora la gestión documental con SoftExpert
El escenario inicial
Según el gerente de Tecnología, Gárgio Riveres, la compañía enfrentaba problemas relacionados con la falta de trazabilidad y con el vencimiento de los documentos.
"Contábamos con rutinas poco eficientes, sin control de distribución y revisión documental, además de una gestión deficiente de copias, lo que generaba duplicidades y un uso inadecuado de los recursos. En muchos casos, la consulta era física, lo que dificultaba la gestión de diversos procedimientos, incluidos los de formación", explica Riveres.
La estrategia de implementación
La solución elegida por la compañía fue la implantación de los módulos SoftExpert Documento y SoftExpert Entrenamiento, del SoftExpert Suite, una plataforma corporativa para la automatización y mejora de procesos, el cumplimiento normativo y la excelencia en la gestión.
SoftExpert Documento es una herramienta de gestión electrónica que administra todo el ciclo de vida del contenido, desde su creación hasta su archivo o eliminación. SoftExpert Entrenamiento, por su parte, gestiona programas de formación y capacitación, desde la planificación hasta la evaluación de su eficacia. La implantación fue realizada por TNX Brasil, socio de SoftExpert en el estado de Minas Gerais.
Impactos obtenidos
De acuerdo con el gerente de Tecnología, la solución de SoftExpert mejoró la calidad de la trazabilidad de los procesos, incrementó la productividad y permitió ahorrar tiempo y recursos.
"Llevo 12 años en la empresa y los documentos se controlaban en hojas de cálculo paralelas y descentralizadas. Con la implantación de SoftExpert Suite, logramos avances importantes, como mayor agilidad en los procesos, identificación de documentos trazable y sin duplicidades, más seguridad en el flujo de revisión y control de copias impresas, que ahora se etiquetan como copias controladas, todo gestionado en un único sistema", afirma Riveres.
Riveres añade que la implantación de SoftExpert Entrenamiento mejoró la gestión de la formación, facilitando el control de los vínculos entre documentos, empleados y sus respectivas capacitaciones. La herramienta también contribuye al cumplimiento de los requisitos establecidos por Anvisa.
En el futuro, la empresa tiene previsto implantar el módulo SoftExpert Portafolio para mejorar el flujo de nuevas demandas y el control de incidentes.
Sobre TNX Brasil
Empresa brasileña integradora de soluciones de TI, especializada en ofrecer tecnologías a través de venta consultiva, consultoría, planificación y ejecución de servicios relacionados con soluciones innovadoras y de alto nivel tecnológico.
TNX Brasil cuenta con unidades de negocio en Minas Gerais y Río de Janeiro, atendiendo también al estado de Espírito Santo, además de una amplia red de socios con capacidad de actuación en todo el territorio nacional. Representa a SoftExpert en Minas Gerais, Río de Janeiro y Espírito Santo.
