"A solução da SoftExpert está tornando mais simples monitorar o fluxo dos consensos entre as áreas. Alcançaremos maior controle e disponibilidade da documentação, por meio da hierarquização de acessos, maior segurança e sigilo das informações da Unimed Vitória, além da conformidade com os requisitos do QMS."
Heloisa Rodrigues Queiroz, Coordenadora de Gestão da Qualidade e Processos
Automação completa das rotinas documentais
A Unimed Vitória reduziu tarefas manuais e passou a controlar cada etapa do ciclo de documentos dentro do SoftExpert QMS. O fluxo de elaboração, revisão e aprovação ficou padronizado, rastreável e monitorado em tempo real
Ganho de eficiência e redução de falhas
Com processos digitalizados e roteiros de validação unificados, a empresa diminuiu inconsistências, eliminou a coleta manual de assinaturas e reduziu gaps de aprovação. Cerca de 2.000 colaboradores já utilizam a solução diariamente
Controle reforçado e segurança da informação
A plataforma trouxe mais transparência ao fluxo entre áreas, garantindo maior disponibilidade da documentação, hierarquização de acessos e alinhamento aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade
Unimed Vitória
A Unimed Vitória é uma das 10 maiores cooperativas no Brasil. Conta com 2.353 médicos cooperados e mais de 2.400 colaboradores, atendendo a mais de 340 mil clientes, sendo a líder no mercado de saúde suplementar no Espírito Santo. Desde 2016, a cooperativa capixaba mantém o título de Operadora Acreditada nível Ouro, do Programa de Qualificação das Operadoras de Saúde da ANS.
Unimed Vitória automatiza processos e aumenta controle de dados com SoftExpert
O cenário inicial
A Unimed Vitória considerava seu processo de gestão de documentos muito manual, o que acarretava em não conformidades e perda de controles importantes.
“Queríamos uma ferramenta que nos ajudasse a reduzir falhas e erros nestas tarefas”, revela Heloisa Rodrigues Queiroz, Coordenadora de Gestão da Qualidade e Processos.
A estratégia adotada
Para enfrentar este desafio, a companhia adotou o SoftExpert QMS com foco na gestão de documentos. A ferramenta integra o SoftExpert Suite, uma plataforma para a excelência na gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentar com 38 módulos nativamente integrados que compõem 12 soluções corporativas.
Os ganhos alcançados
A Unimed Vitória automatizou rotinas e aumentou a eficácia de sua operação com a solução da SoftExpert. Atualmente, em torno de 2.000 colaboradores utilizam a ferramenta implementada em praticamente todos os departamentos.
“Automatizamos o roteiro de elaboração, revisão e aprovação de documentos, com acompanhamento em tempo real de pendências no fluxo da documentação. Além disso, foi possível padronizar o roteiro de consenso (validações) da documentação”, ressalta Heloisa.
A implantação foi realizada pela TNX, parceira comercial da SoftExpert. O projeto de migração de cerca de 4.000 documentos para dentro do sistema está seguindo um cronograma de importação criterioso, cumprindo etapas que objetivam minimizar impactos e perdas de informação. Com o uso da ferramenta, já é possível perceber uma redução dos gaps de aprovações e validações, bem como a eliminação da coleta de assinaturas.
“A solução da SoftExpert está tornando mais simples monitorar o fluxo dos consensos entre as áreas. Alcançaremos maior controle e disponibilidade da documentação, por meio da hierarquização de acessos, maior segurança e sigilo das informações da Unimed Vitória, além da conformidade com os requisitos do QMS”, avalia Heloisa.
Sobre a TNX Brasil
Empresa brasileira integradora de soluções de TI, especializada em prover soluções tecnológicas através da venda consultiva, consultoria, planejamento d execução de serviços relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia avançada.
A TNX Brasil conta hoje com unidades de negócios localizadas em Minas Gerais e Rio de Janeiro, atendendo também o Espírito Santo e uma ampla rede de parceiros com capacidade de atendimento em todo o território nacional. Representa a SoftExpert em Minas Gerais, Rio de Janeiro e Espírito Santo.
