"Seria muito mais complexo se não utilizássemos o sistema. O tempo gasto com isso se tornaria significativamente maior e, consequentemente, seria uma atividade mais cara. Quanto mais o sistema puder apoiar e agilizar nosso trabalho, mais tempo teremos para dedicar a atividades de melhoria e inovação que podem trazer grandes benefícios para a empresa."
Gabriela Ricardo dos Reis – Analista de Sistemas de Qualidade
Aumento de Eficiência
A gestão simplificada de tarefas e o controle de documentos reduziram a complexidade operacional e o tempo dedicado às atividades
Colaboração Aprimorada
As atualizações em tempo real e o acesso eletrônico às informações melhoraram a comunicação e a produtividade da equipe
Tecnologia Econômica
A integração com a nuvem AWS eliminou a necessidade de investimentos em servidores, bancos de dados e sistemas operacionais, oferecendo uma solução segura e eficiente
A Randon Consórcios faz parte da divisão de serviços das Empresas Randon, um dos maiores grupos privados do Brasil. Atualmente, a empresa atua em seis segmentos de mercado e é líder em consórcios de transporte pesado, estando entre os maiores administradores de consórcios imobiliários. Em seus 29 anos de atuação, já vendeu mais de 170 mil cotas e contemplou cerca de 80 mil cotas, representando aproximadamente R$ 7,5 bilhões em créditos distribuídos a milhares de consorciados.
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O Desafio: Otimização de Processos e Atendimento aos Requisitos da ISO 9001
A Randon Consórcios precisava de uma solução para agilizar a comunicação e facilitar o acesso e a gestão de informações, evitando a impressão e a distribuição de documentos nas estações de trabalho, além de atender aos requisitos da certificação ISO 9001.
A Solução: Ferramentas para Otimização de Processos e Conformidade Regulatória
Após um processo de avaliação considerando os rigorosos requisitos normativos da ISO, a Randon Consórcios adotou as ferramentas SoftExpert Plano de Ação e SoftExpert Documento, módulos da SoftExpert Excellence Suite, uma plataforma corporativa de soluções para gestão de excelência, aprimoramento de processos e conformidade regulatória.
O SoftExpert Plano de Ação ajuda as organizações a otimizar o ciclo de vida de seus planos de ação, desde o registro inicial até a aprovação, mantendo a comunicação entre as equipes e aprimorando a colaboração por meio do controle centralizado do planejamento, execução e monitoramento das tarefas.
O SoftExpert Documento é uma solução de gestão eletrônica de documentos que acompanha todo o ciclo de vida do conteúdo, da criação até o arquivamento ou descarte.
As soluções SoftExpert Plano de Ação e SoftExpert Documento, aliadas ao ambiente em nuvem AWS, foram fundamentais para o sucesso do projeto. O AWS S3 foi utilizado para o armazenamento de objetos, oferecendo versionamento e durabilidade excepcional, enquanto o Elastic Search Service permitiu indexação eficiente e buscas em texto completo. Elas proporcionaram acesso a uma arquitetura tecnológica robusta, segura e eficiente, sem a necessidade de investimentos em servidores, bancos de dados e sistemas operacionais, como seria exigido em uma arquitetura de TI tradicional.
Resultados: Eficiência, Comunicação e Conformidade Aprimoradas
Com o SoftExpert Excellence Suite, a Randon Consórcios aumentou a eficiência dos processos e o controle operacional. A empresa aprimorou as práticas organizacionais utilizando a ferramenta, tornando a comunicação e a gestão da informação mais ágeis, além de cumprir os requisitos da certificação ISO 9001.
Gabriela Ricardo dos Reis, do departamento de Qualidade da empresa, destaca que a facilidade no controle e gestão das tarefas permite o acompanhamento dos prazos e o monitoramento da execução dos processos.
“Todos os colaboradores têm acesso eletrônico a documentos e procedimentos, o que facilita o acesso à informação. Isso elimina a necessidade de imprimir e distribuir documentos nas estações de trabalho. A cada revisão, o sistema envia notificações aos usuários, garantindo uma comunicação rápida e disseminação das alterações”, explica Gabriela.
Com a ferramenta, o setor de Qualidade consegue verificar rapidamente o status das ações através de relatórios. Na gestão de documentos, a SoftExpert Excellence Suite permite o controle de qualquer modificação, evitando retrabalho e aumentando a eficiência dos processos.
“Seria muito mais complexo sem o sistema. O tempo gasto seria significativamente maior, tornando a atividade mais cara. Quanto mais o sistema puder apoiar e acelerar nosso trabalho, mais tempo teremos para focar em atividades de melhoria e inovação que podem trazer grandes benefícios à empresa”, acrescenta Gabriela.
Segundo Gabriela, os módulos SoftExpert Plano de Ação e Documento estão alinhados aos requisitos da certificação ISO 9001, permitindo que os colaboradores da Randon Consórcios utilizem o sistema sem depender de controles paralelos.
“Como todos os colaboradores têm acesso eletrônico ao sistema, eles conseguem acessar facilmente documentos, procedimentos e informações relacionadas aos processos. A facilidade de controle e geração de relatórios proporciona acesso rápido e ágil a dados, planos de ação e documentos, com um dashboard amigável que simplifica a apresentação aos auditores”, conclui.
