SoftExpert Suite centraliza gestão de 100% das operações do Grupo Marquise, impulsionando eficiência e decisões estratégicas

Nos últimos anos, o Grupo Marquise tem passado por um processo de Transformação Cultural e Organizacional, pautado em quatro fases: estruturação, crescimento, amadurecimento e transformação. Essa jornada foi orientada pelo Conselho Consultivo que, ano após ano, definiu objetivos estratégicos e aprovou investimentos em tecnologia, capacitação, novas contratações com apoio de consultorias especializadas.

Para sustentar essa evolução, foram definidos cinco pilares fundamentais: metodologia, processos, tecnologia, pessoas e inovação. Esses pilares orientaram a construção de uma nova cultura organizacional, voltada para a eficiência, agilidade e tomada de decisão baseada em dados. O movimento foi consolidado sob a marca Marquise Inova, que representa a transição para um ambiente digital e simboliza a união entre tradição e inovação.

Neste contexto de transformação, surgiu a necessidade de uma ferramenta robusta e integrada que pudesse conectar diversas dimensões da gestão: resultados, riscos, processos, projetos, documentos e governança. A escolha pela plataforma da SoftExpert foi estratégica, pois ela oferece uma solução que permite a integração dos processos gerenciais em um único sistema, a confiabilidade e estrutura no monitoramento de dados e indicadores, facilidade no acompanhamento de planos de ação e metas, agilidade na tomada de decisão, alinhada aos objetivos estratégicos de cada área.

Com a adoção do SoftExpert Suite, o Grupo Marquise fortalece sua capacidade de fazer gestão de forma estruturada e padronizada, focar no que realmente importa, promover um ambiente propício à análise crítica e melhorar a tomada de decisão, alinhando tecnologia e estratégia para sustentar o crescimento e a transformação dos negócios.

Implantação do módulo de documentos: estruturando a gestão da qualidade com eficiência e conformidade

A implantação do SoftExpert Suite teve início com o módulo de Documentos, uma escolha estratégica diante da necessidade de manter a conformidade com os requisitos das certificações do Sistema de Gestão da Qualidade em diversas empresas do Grupo.

Antes da adoção da plataforma, o controle documental era realizado por meio de planilhas, o que tornava o processo suscetível a erros, atrasos nas aprovações e dificuldades no rastreamento das revisões. Com a plataforma da SoftExpert foi possível estruturar e padronizar a gestão documental, garantindo maior agilidade na homologação, disponibilização e consulta de documentos, além de permitir o monitoramento em tempo real dos status de revisão e pendências. Essa mudança trouxe mais segurança, transparência e eficiência para um processo crítico da gestão da qualidade.

Digitalização da formalização de metas: eficiência, rastreabilidade e expansão

O sistema da SoftExpert também foi adotado para modernizar o processo de formalização das metas individuais anuais. Antes da implantação, esse controle era realizado por meio de formulários em Excel, impressos para coleta de assinaturas de gestores e colaboradores. Ao final do ciclo, evidências de atingimento das metas também eram impressas, gerando grande volume de papel e exigindo controle manual.

Com a digitalização via SoftExpert Suite, o formulário passou a ser eletrônico, permitindo que o workflow automatize a submissão para aprovação da liderança e de gestores pares. As evidências são anexadas diretamente no sistema, eliminando o uso de papel, melhorando a gestão, facilitando auditorias e ampliando a formalização individualizada das metas para mais colaboradores e empresas do Grupo. Essa mudança fortalece a cultura de desempenho e contribui para uma gestão mais ágil, transparente e escalável.

Reuniões de resultados com SoftExpert: mais eficiência, menos papel e maior capacidade analítica

Com as metas formalizadas diretamente no sistema, o Grupo Marquise também evoluiu o processo das reuniões mensais de resultados (Reuniões N), que passaram a ser realizadas integralmente dentro do SoftExpert Suite. Antes essas reuniões eram conduzidas com apresentações em PowerPoint exigindo atualizações manuais, consolidação de dados em diferentes fontes e grande esforço para registrar e acompanhar os planos de ação.

A migração para o SoftExpert Suite trouxe ganhos em agilidade, confiabilidade e gestão. Os indicadores passaram a ser integrados diretamente aos sistemas de resultados do Grupo, eliminando retrabalho e garantindo dados atualizados em tempo real. O ambiente digital permite que os colaboradores realizem análises críticas dos desvios, identifiquem causas com mais precisão e atuem de forma eficiente na definição de contramedidas.

Além disso, o uso do módulo de reuniões permite o registro estruturado de todas as deliberações, facilitando o acompanhamento dos planos de ação e promovendo maior transparência e rastreabilidade. Com isso, o Grupo Marquise substituiu apresentações estáticas por um ambiente dinâmico de gestão, que fortalece a cultura de resultados e potencializa a tomada de decisão baseada em dados.

Automatização do atendimento de chamados: mais agilidade, integração e qualidade na prestação de serviços

Antes da implantação do SoftExpert Suite, o Grupo Marquise utilizava um sistema de atendimento de chamados desatualizado, que já não atendia às necessidades das equipes de atendimento nem dos solicitantes. Os processos eram pouco estruturados, dificultando o acompanhamento dos serviços prestados e comprometendo a eficiência da gestão.

Com a adoção da solução da SoftExpert foi realizado um trabalho de revisão e automatização dos processos das áreas, permitindo que os chamados fossem tratados de forma mais organizada, transparente e mensurável. A plataforma passou a oferecer visibilidade sobre os serviços prestados, com indicadores que possibilitam medir desempenho, acompanhar prazos e identificar gargalos.

Um dos grandes avanços foi a integração de processos que envolvem múltiplas áreas, permitindo que o atendimento siga um fluxo único e contínuo, independentemente da quantidade de áreas envolvidas. Isso melhorou a experiência do cliente solicitante, que agora acompanha o andamento de suas demandas de forma mais clara e com respostas mais ágeis.

O resultado foi uma gestão mais eficiente e confiável, que fortalece a prestação de contas, eleva o padrão de qualidade dos atendimentos internos e contribui para uma cultura de excelência em serviços.

Expansão do uso do SoftExpert: gestão integrada, eficiência e padronização em toda a organização

Além dos avanços já citados, o Grupo Marquise vem ampliando de forma estratégica o uso fa ferramenta em diversas frentes da gestão. Um dos destaques é a adoção do módulo Project, que tem transformado a gestão de projetos ao eliminar controles paralelos e permitir uma visão real e objetiva do andamento das iniciativas, superando a percepção subjetiva de cada área. Com isso, os projetos passaram a ser acompanhados com mais precisão, transparência e alinhamento estratégico.

"Também avançamos na automação dos registros de não conformidades (RNCs), que antes eram realizados de forma manual. Agora, as áreas podem registrar diretamente no sistema, e as áreas notificadas conseguem responder e atuar por meio do próprio sistema, promovendo agilidade, rastreabilidade e melhor gestão das ações corretivas", pontua Francisco.

O sistema passou a ser utilizado ainda para auditorias internas nos negócios e na preparação para auditorias externas de certificações da qualidade, oferecendo um ambiente estruturado para evidenciar conformidades, acompanhar planos de ação e garantir a melhoria contínua.

Outro avanço importante foi a expansão dos portais para o gerenciamento da rotina diária de cada área, consolidando em um único ambiente todas as informações essenciais para a operação e gestão. Cada portal reúne elementos como missão da área, metas, planos, processos, produtos, recursos humanos e materiais, incluindo ativos como notebooks, mesas e demais itens, formando um registro completo e estruturado da área.

Esses portais também incluem o SIPOC, que ajuda a visualizar os fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes de cada área. Além disso, todos os procedimentos das atividades da área ficam disponíveis nesse mesmo ambiente, facilitando as consultas, padronizando a execução das tarefas e promovendo maior autonomia e eficiência operacional.

A atualização periódica dessas informações é incentivada, garantindo que os dados reflitam a realidade operacional e estratégica de cada setor. Essa estrutura fortalece a padronização, a transparência e a gestão por processos, além de facilitar o acompanhamento de metas e a tomada de decisão. Com os portais, o Grupo Marquise avança na consolidação de um ambiente digital que conecta estratégia, operação e cultura organizacional.

Além disso, estamos parametrizando o sistema para atender às necessidades da área de riscos, com o objetivo de estruturar e integrar a gestão de riscos corporativos. Essa iniciativa permitirá centralizar os registros, acompanhar planos de mitigação e fortalecer a governança, contribuindo para uma atuação mais preventiva, estratégica e alinhada aos objetivos do Grupo.

Esses avanços reforçam o compromisso do Grupo Marquise com a padronização, digitalização e excelência na gestão, consolidando o SoftExpert Suite como uma plataforma estratégica para sustentar a transformação organizacional e cultural em curso.

O gerente de Planejamento e Gestão, Francisco Moreira, destaca que a digitalização trouxe não apenas eficiência, mas uma nova mentalidade de gestão. “Com dashboards intuitivos, fluxos automatizados e dados confiáveis, os gestores agora têm mais clareza e agilidade para tomar decisões alinhadas aos objetivos estratégicos de cada área”.

Visão de futuro: dados como alicerce para decisões estratégicas

A jornada de transformação digital do Grupo Marquise está num estágio de amadurecimento. 

"O que vislumbram para o futuro é o fortalecimento do SoftExpert Suite como um grande centralizador de informações de gestão, capaz de reunir dados de projetos, processos, metas, riscos, auditorias, documentos e rotinas operacionais em um ambiente único e integrado", acrescenta Francisco.

Com essa base consolidada, será possível utilizar os dados gerados no sistema para implementar tecnologias avançadas, como data analytics, ciência de dados e inteligência artificial, que irão aportar inteligência à tomada de decisão, melhorar a performance dos negócios, otimizar processos, fortalecer a comunicação entre áreas e ampliar a capacidade de diagnóstico e resposta da organização.

A próxima fase da parceria com a SoftExpert prevê a expansão da plataforma para novas áreas de negócio e a criação da chamada "Sala de Guerra Digital", um ambiente estratégico onde os dados em tempo real se conectam à gestão, oferecendo potência, agilidade e assertividade para decisões críticas. Esse avanço representa um passo importante na evolução da gestão, alinhado aos pilares que sustentam a transformação organizacional do Grupo Marquise.

Sobre RCiT

Com quase duas décadas de atuação, a RCiT se consolidou como uma parceira confiável e presente em todo o território nacional. Mais do que oferecer tecnologia, a empresa se dedica a entender profundamente as necessidades dos clientes para entregar soluções sob medida, capazes de impulsionar resultados e acelerar a transformação digital.

Desde 2018, é parceira da SoftExpert, atuando ativamente em centenas de projetos de implementação e consultoria em todo o Brasil. Essa aliança fortalece sua capacidade de entregar soluções completas e de alto valor, combinando conhecimento técnico, experiência prática e compromisso com a excelência.