"Com a tecnologia da SoftExpert conseguimos dar vida aos processos dentro do Grupo. Hoje, temos controle e visibilidade dos fluxos, aderência por parte dos usuários na utilização da ferramenta e informação na palma da mão, com ganho de tempo considerável. Além disso, por ser uma solução modular, conseguimos centralizar as demandas em um único ambiente, dispensando a necessidade de contratação de sistemas isolados."

Solução intuitiva e colaborativa

A organização buscava uma solução que pudesse atender de forma colaborativa e intuitiva todas as demandas críticas do negócio. O gerente de TI do Grupo Bom Jesus, Laerte Avelino Marroni, recorda que o Grupo utilizava uma ferramenta exclusiva para gestão eletrônica de documentos, que acabava limitando a evolução dos processos da companhia.

“Trabalhávamos com um software de gestão de conteúdo que não nos atendia de forma plena por ser muito engessado, dificultando a escalabilidade do negócio.”

Automatizar a gestão dos processos de controladoria era outro desafio da companhia, visando a eliminação de erros, retrabalhos e atrasos e, consequentemente, aumento de produtividade e redução de gastos.

Integração de processos

Com o intuito de dar vida aos processos e facilitar a vida do usuário final, o grupo adotou a solução SoftExpert Suite para gestão de documentos. A implementação foi feita pela J2A Consultoria, empresa parceira da SoftExpert. Posteriormente, ao perceber a facilidade de manuseio e as inúmeras funcionalidades da ferramenta, a organização foi expandindo o uso do software, com a digitalização e integração de processos em diversas áreas como Controladoria, Tecnologia da Informação, Inteligência de Negócios e Fiscal. Atualmente, a plataforma contempla mais de 590 arquivos, 32 processos automatizados - sendo oito deles integrados ao ERP SAP. Aproximadamente mil usuários utilizam a plataforma diariamente, nos departamentos que já possuem processos desenhados, porém a solução está disponível a todos os 5 mil colaboradores nas 30 unidades do grupo para consulta de documentos.

Agilidade e unificação dos dados

O Grupo Bom Jesus vem ganhando escalabilidade com a tecnologia da SoftExpert, uma importante aliada na digitalização das suas operações. Com ferramentas e fluxos interconectados em um único ambiente, o tempo dedicado a algumas atividades reduziu em até 50%. Agora, com a integração entre o sistema de gestão e o SoftExpert Suite, o departamento de Inteligência do Negócio, por exemplo, tem acesso, de forma ágil e unificada, aos relatórios e indicadores de gestão que apoiam os profissionais de B.I. nos processos de coleta, organização e unificação de dados para tomadas de decisões.

“Com isso, os B.I. conseguem se dedicar mais às questões estratégicas, sem desperdiçar tempo buscando informações espalhadas em outros ambientes, como ocorria anteriormente”.

Os fluxos de prestação de contas e relatório de despesas, totalmente manuais anteriormente, também evoluíram e agora são realizados em poucos cliques, em qualquer hora e lugar. Laerte conta que, antes, era necessário incluir todas as despesas em uma planilha Excel, imprimir, assinar e entregar ao departamento financeiro com as notas fiscais. Agora, o colaborador inicia o fluxo pelo celular, por meio de um formulário responsivo, anexa uma foto do cupom fiscal e já encaminha para o reembolso.

Diferenciais SoftExpert

• Baixa complexidade de implantação • Ótima relação custo x benefício • Componentes integrados • Software Ágil • Plataforma em nuvem