Redução de 28% no tempo dedicado à Gestão de Documentos
A automação dos processos eliminou tarefas manuais repetitivas, liberando tempo para atividades mais estratégicas
Centralização e controle completo do ciclo de vida dos documentos
Com o componente Documento, a organização obteve maior segurança e rastreabilidade das informações geradas em todas as plantas
Maior agilidade e confiabilidade nos processos de qualidade
A visualização em tempo real dos dados permitiu decisões mais rápidas, redução de retrabalho e maior aderência da equipe à nova solução
Arca Continental
A Arca Continental é uma das maiores distribuidoras da Coca-Cola em toda a América Latina. Com operações no México, Equador, Peru, Argentina e Estados Unidos, a Companhia está há 94 anos no mercado e conta com cerca de 62 mil colaboradores.
Mexicana Arca Continental reduz em 28% tempo dedicado à Gestão de Documentos com SoftExpert
O ponto de partida
A Companhia precisava criar uma estrutura corporativa na qual pudesse visualizar, em tempo real, as informações geradas na organização. De acordo com a Analista de Qualidade da Arca Continental, Luisa Arzaga, os processos eram manuais, o que dificultava o monitoramento das atividades realizadas em todas as Unidades do grupo.
“Tínhamos uma grande carga de trabalho manual em função da criação de cerca de 195 itens (rotas de revisão, grupos e atributos) em cada uma de nossas 51 plantas, resultando em aproximadamente 9.945 itens para criar estruturas na parte operacional. Isso nos fez buscar uma solução que pudesse automatizar todo este serviço”, afirma.
Escolha da ferramenta
Segundo Luisa, a escolha pelo SoftExpert Excellence Suite foi motivada principalmente devido à flexibilidade e facilidade do sistema na criação de uma configuração do zero e com base nas necessidades da Arca. Por meio do componente Documento, a Organização tem mais controle dos documentos, uma vez que a ferramenta centraliza conteúdos não estruturados e gerencia seu ciclo de vida por completo. A Companhia utiliza também os componentes: Processo, Auditoria e Desempenho.
Impacto gerado
A Analista de Qualidade relata que o diferencial da ferramenta está na capacidade de gerar análise de dados das informações em tempo real, proporcionando menos retrabalho e mais aceitação da ferramenta por parte da cultura da empresa. A Analista revela que, em um futuro próximo, a Arca Continental deve expandir o uso da solução, por meio da implantação dos componentes para gestão de arquivo físico, indicadores de desempenho, treinamentos, ocorrências, controle de atividades e formulários.
