Farmacêutica Apsen mitiga falhas regulatórias usando tecnologia SoftExpert Suite

Para muitas empresas, enfrentar auditorias regulatórias pode parecer uma prova de fogo. No entanto, para aquelas que estabeleceram a conformidade como um pilar de sua estratégia, cada inspeção se transforma em uma oportunidade para reafirmar sua posição no mercado. Imagine o impacto de uma auditoria bem-sucedida: ela não só assegura a continuidade das operações, mas também constrói uma confiança inabalável entre os consumidores, elevando a empresa a um patamar de distinção competitiva. Foi com essa visão que a Apsen escolheu a SoftExpert para transformar digitalmente seu negócio.

Isso porque, a companhia enfrentava desafios com o sistema de gestão de documentos anterior, recebendo, inclusive, questionamentos da própria Anvisa sobre a validação e as fragilidades do sistema. A coordenadora de Produtos de Tecnologia, Giselle Gataz comenta: “O objetivo de um sistema é facilitar a vida do usuário, e não o contrário. Não queremos que o usuário trabalhe para o sistema, mas sim que o sistema agregue valor e trabalhe a favor da equipe.”

Impulsionada pela necessidade de melhoria, a Apsen buscou alternativas e, com as experiências positivas de colaboradores com a SoftExpert, a escolha foi unânime. Giselle destaca a robustez, a flexibilidade e a intuitividade do software, que se adapta às exigências rigorosas do setor, como as da Anvisa. 

“No setor farmacêutico, a diferença entre o medicamento e o veneno é a dose. Lidamos com questões de alto risco, então é essencial contar com uma plataforma que ofereça agilidade e segurança para nossos processos. O SoftExpert Suite nos trouxe exatamente isso."

Transformação nos processos de Qualidade ❇️

Na Apsen, a área de Qualidade lidera o uso da plataforma, gerenciando processos essenciais como procedimentos, treinamentos, desvios, incidentes e controles de mudança, sempre com ações corretivas bem fundamentadas. Atualmente, são 767 procedimentos e 1.300 formulários gerenciados na plataforma, reforçando a importância do sistema na melhoria contínua das operações.

A rastreabilidade das informações é um dos maiores diferenciais do SoftExpert Suite apontados pela Coordenadora de Garantia da Qualidade na Apsen, Saori Takano Kajihara. Ela destaca a facilidade de acessar dados críticos com apenas um clique, o que facilita a supervisão de incidentes e desvios. A plataforma fornece fluxogramas em tempo real, detalhando cada etapa e permitindo uma gestão ágil e eficiente.

"Os principais benefícios incluem o controle de versões e atualizações de documentos, automação de processos e acompanhamento contínuo de treinamentos, resultando em maior organização e agilidade nas atividades diárias. O sistema centraliza materiais e registros, facilita o acesso a documentos e treinamentos, e contribui para o cumprimento das normas regulatórias de forma simplificada e transparente”, enfatiza Saori.

Conformidade rigorosa e eficiência nas auditorias 🔎

Cada processo de mudança ou implementação passa por uma rigorosa validação, garantindo conformidade e rastreabilidade. Giselle complementa: “O módulo de auditoria simplifica o registro e a exportação de informações, permitindo comprovação transparente de todas as ações realizadas, incluindo responsáveis, dados modificados e cronologia precisa.”

A plataforma também permite uma personalização rigorosa dos acessos de usuários com base nas competências setoriais, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam aprovar ou modificar controles de mudança, preservando a integridade do processo.

Eficiência e transparência em treinamentos 💡

A ferramenta da SoftExpert revolucionou o treinamento corporativo na Apsen ao transferir o processo do presencial para o online, resolvendo entraves como a limitação de espaço físico e a complexidade em aplicar e avaliar provas de eficácia. Agora, os treinamentos online oferecem flexibilidade e possibilitam o registro prático de avaliações, permitindo que o desempenho de cada colaborador seja monitorado de forma eficiente.

Desde a implementação do SoftExpert Suite em 2019, a empresa atingiu um marco notável, realizando mais de 20 mil treinamentos online. Essa iniciativa destaca a abrangência e eficácia dos programas de capacitação.

A rastreabilidade é um ponto forte, com cada módulo vinculado a provas que precisam de acertos completos para aprovação. Caso contrário, um novo treinamento é necessário, assegurando a absorção adequada do conteúdo. Essa capacidade de detectar falhas na descrição do conteúdo possibilita melhorias contínuas. A facilidade de acesso a dados e geração de relatórios é um grande diferencial da plataforma apontado por Giselle.

Anteriormente, o controle manual dos treinamentos consumia tempo e recursos. Com a automação, relatórios são gerados automaticamente, indicando o status de cada colaborador. A visualização clara, substitui a necessidade de conferências manuais, economizando tempo e recursos. Além disso, a plataforma garante transparência total, permitindo que gestores acompanhem o desempenho das equipes através de relatórios e indicadores, simplificando a avaliação individual.

A importância da proximidade com o cliente 🙏🏽

Giselle ressalta a relação diferenciada com a SoftExpert: “Com a SoftExpert, a relação é muito diferente. É como um verdadeiro casamento, um elo de interdependência. Nossas necessidades e desafios frequentemente inspiram melhorias que tornam a plataforma ainda mais robusta. Essa troca é valiosa para ambas as partes e reforça a confiança no trabalho conjunto."

Explorando o potencial máximo da plataforma 🚀

O time de TI da Apsen está determinado a desbloquear o uso pleno da plataforma em todos os departamentos, revelando suas funcionalidades e instigando as áreas a explorar toda a sua capacidade. “Sempre digo que precisamos analisar a ferramenta e verificar quais recursos não estão sendo utilizados para que possamos sempre aprimorar nossos processos”. 

A empresa está nos estágios finais para integrar módulos de gestão de riscos, competências e indicadores, além de explorar a gamificação para engajar de forma dinâmica e eficaz.