“SoftExpert Documento garantiza que el proceso de gestión documental sea confiable, rastreable y dinámico. Esto es de suma importancia en una empresa como la nuestra, donde el cumplimiento de procedimientos y normas es esencial para el éxito del negocio.”
Márcia Cruz Valiati – Gerente Técnica, Kley Hertz
Optimización de Procesos
Mejora continua de los procesos internos, impulsando la agilidad y eficiencia en las operaciones de Kley Hertz
Seguridad de la Información
Garantía de cumplimiento normativo y protección de datos, con total seguridad para toda la información gestionada
Aumento de Productividad
Crecimiento de la productividad del 60%, impulsado por la automatización y gestión digital de documentos con SoftExpert
Kley Hertz es una de las 10 mayores farmacéuticas brasileñas de capital nacional en el segmento OTC. Posee un portafolio con más de 60 marcas de medicamentos, incluyendo medicamentos de venta libre, fitoterápicos, suplementos, cosméticos, dermocosméticos y medicamentos con prescripción, produciendo y distribuyendo más de 20.000.000 de unidades anualmente. Su fábrica cuenta con la certificación de Buenas Prácticas de Fabricación – BPF, lo que garantiza que la empresa cumple con todos los estándares exigidos por la legislación para la fabricación de medicamentos.
- Categorías:
- Servicios de Salud
- Productos Químicos
Desafío
A pesar de contar con un proceso de gestión documental distribuido en todas las áreas, la administración de este proceso se realizaba de forma manual. Todos los documentos implementados en Kley Hertz se actualizaban en una lista maestra controlada por una hoja de cálculo de Excel, que también se utilizaba para controlar el vencimiento de los documentos.
El control de los documentos en revisión era laborioso y no existía forma de monitorear cuánto tiempo permanecía el documento con cada responsable (creador, consenso y aprobación). Esto provocaba demoras en las aprobaciones y una mayor intervención del área de Garantía de Calidad en cada etapa del proceso y en la solicitud de devolución de los documentos. Considerando la gran cantidad de documentos que posee la empresa, el control de vencimiento no se aplicaba a todos.
Según Márcia Valiati, Gerente Técnica de Kley Hertz, era imposible saber cuáles documentos eran los más consultados y revisados, y solo tomaban conocimiento de nuevas versiones después de que se enviaban correos electrónicos.
Además, las marcas de agua se añadían manualmente y los documentos se convertían a formato PDF para ser disponibles electrónicamente para consulta. Los textos no contaban con búsqueda por palabras clave, lo que requería tiempo para las investigaciones.
La Solución
Ante esta situación, Kley Hertz inició un proceso detallado de evaluación para adoptar una solución electrónica de gestión de documentos y registros, considerando los exigentes requisitos regulatorios y de validación que la industria farmacéutica requiere. Al final del proceso, la solución seleccionada fue SoftExpert Document. Este producto forma parte de un portafolio de aplicaciones para mejorar procesos, cumplimiento regulatorio y excelencia en la gestión, provisto por SoftExpert.
Como diferenciales, Valiati destaca la trazabilidad y seguridad de las soluciones de SoftExpert. “Consideramos el software educativo, y sus parámetros pueden configurarse según la necesidad de la empresa”, añade.
SoftExpert Document integra tecnologías colaborativas de workflow, como indexación, recuperación y visualización de contenidos, en una sola aplicación web. El software permite un acceso sencillo e inmediato a los documentos por parte de los sectores de la empresa, clientes y proveedores, garantizando que las versiones actualizadas estén disponibles. Además, todas las acciones realizadas sobre los documentos durante su ciclo de vida son monitoreadas al 100%.
Resultados
Con la solución SoftExpert, Kley Hertz ha mejorado la trazabilidad de sus procesos y el cumplimiento regulatorio, mediante la gestión electrónica de documentos y registros. Actualmente, la organización gestiona procesos y más de 10.000 documentos de forma electrónica, con ganancias operativas y de productividad.
“Hoy contamos con alrededor de 10.000 documentos, entre vigentes y obsoletos, almacenados en el sistema”, afirma Valiati.
La solución atiende a 273 usuarios registrados, distribuidos en las áreas de Producción, Control de Calidad, Garantía de Calidad, Investigación y Desarrollo, Ingeniería, Medio Ambiente y Logística, además de áreas administrativas como RRHH, Marketing, Ventas, Finanzas y TI.
Entre los beneficios obtenidos con SoftExpert Document, Valiati menciona el involucramiento de las áreas y la agilidad en todo el proceso de aprobación de documentos. “Esto ha facilitado el control de revisiones por Garantía de Calidad y permitió mayor cumplimiento con las demandas”, señala.
La búsqueda por palabras clave en el cuerpo de los documentos, el conocimiento de cuáles son los documentos más consultados y la gestión del periodo de vigencia de los documentos también fueron destacados por Valiati.
“SoftExpert Document garantiza que el proceso de gestión documental sea confiable, rastreable y dinámico. Esto es de suma importancia en una empresa como la nuestra, donde el cumplimiento de procedimientos y normas es esencial para el éxito del negocio”, refuerza.
Diferenciales SofExpert:
- Implementación de baja complejidad
- Excelente relación costo-beneficio
- Componentes integrados
- 100% basado en la web
