SoftExpert Suite centraliza la gestión del 100% de las operaciones de Grupo Marquise, impulsando la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas

En los últimos años, Grupo Marquise ha estado atravesando un proceso de Transformación Cultural y Organizacional, estructurado en cuatro fases: estructuración, crecimiento, madurez y transformación. Este recorrido ha sido guiado por el Consejo Consultivo, que año tras año define objetivos estratégicos y aprueba inversiones en tecnología, capacitación y nuevas contrataciones con el apoyo de consultoras especializadas.

Para sostener esta evolución, se definieron cinco pilares fundamentales: metodología, procesos, tecnología, personas e innovación. Estos pilares orientaron la construcción de una nueva cultura organizacional, centrada en la eficiencia, la agilidad y la toma de decisiones basada en datos. El movimiento se consolidó bajo la marca Marquise Inova, que representa la transición hacia un entorno digital y simboliza la unión entre tradición e innovación.

En este contexto de transformación, surgió la necesidad de una herramienta robusta e integrada que pudiera conectar diversas dimensiones de la gestión: resultados, riesgos, procesos, proyectos, documentos y gobernanza. La elección de la plataforma SoftExpert fue estratégica, ya que ofrece una solución que permite la integración de los procesos de gestión en un único sistema, garantiza confiabilidad y estructura en el monitoreo de datos e indicadores, facilita el seguimiento de planes de acción y objetivos, y acelera la toma de decisiones, alineada con los objetivos estratégicos de cada área.

Con la adopción de SoftExpert Suite, Grupo Marquise fortalece su capacidad de gestionar de manera estructurada y estandarizada, enfocarse en lo realmente importante, promover un entorno propicio para el análisis crítico y mejorar la toma de decisiones, alineando tecnología y estrategia para sostener el crecimiento y la transformación del negocio.

Implementación del módulo de documentos: estructurando la gestión de la calidad con eficiencia y cumplimiento

La implementación de SoftExpert Suite comenzó con el módulo de Documentos, una elección estratégica frente a la necesidad de mantener el cumplimiento con los requisitos de las certificaciones del Sistema de Gestión de la Calidad en varias empresas del Grupo.

Antes de la adopción de la plataforma, el control documental se realizaba mediante hojas de cálculo, lo que hacía que el proceso fuera susceptible a errores, retrasos en las aprobaciones y dificultades en el seguimiento de las revisiones. Con la plataforma de SoftExpert fue posible estructurar y estandarizar la gestión documental, garantizando mayor agilidad en la homologación, disponibilidad y consulta de documentos, además de permitir el seguimiento en tiempo real del estado de las revisiones y pendientes. Este cambio aportó más seguridad, transparencia y eficiencia a un proceso crítico de la gestión de la calidad.

Digitalización de la formalización de objetivos: eficiencia, trazabilidad y expansión

El sistema de SoftExpert también fue adoptado para modernizar el proceso de formalización de los objetivos individuales anuales. Antes de la implementación, este control se realizaba mediante formularios de Excel impresos para recopilar las firmas de los gerentes y colaboradores. Al final del ciclo, las evidencias del cumplimiento de los objetivos también se imprimían, generando un gran volumen de papel y requiriendo control manual.

Con la digitalización a través de SoftExpert Suite, el formulario se volvió electrónico, lo que permite que el flujo de trabajo automatice la presentación para la aprobación de la dirección y de los gerentes pares. Las evidencias se adjuntan directamente en el sistema, eliminando el uso de papel, mejorando la gestión, facilitando las auditorías y ampliando la formalización individualizada de los objetivos para más colaboradores y empresas del Grupo. Este cambio fortalece la cultura de desempeño y contribuye a una gestión más ágil, transparente y escalable.

Reuniones de resultados con SoftExpert: mayor eficiencia, menos papel y mayor capacidad analítica

Con los objetivos formalizados directamente en el sistema, Grupo Marquise también ha evolucionado el proceso de las reuniones mensuales de resultados (Reuniones N), que ahora se realizan íntegramente dentro de SoftExpert. Antes, estas reuniones se llevaban a cabo con presentaciones en PowerPoint que requerían actualizaciones manuales, consolidación de datos de diferentes fuentes y un gran esfuerzo para registrar y hacer seguimiento de los planes de acción.

La migración a SoftExpert Suite ha aportado mejoras en agilidad, confiabilidad y gestión. Los indicadores se integran directamente con los sistemas de resultados del Grupo, eliminando retrabajo y garantizando datos actualizados en tiempo real. El entorno digital permite a los colaboradores realizar análisis críticos de las desviaciones, identificar causas con mayor precisión y actuar de manera eficiente en la definición de contramedidas.

Además, el uso del módulo de reuniones permite el registro estructurado de todas las deliberaciones, facilitando el seguimiento de los planes de acción y promoviendo mayor transparencia y trazabilidad. Con esto, Grupo Marquise ha sustituido presentaciones estáticas por un entorno de gestión dinámico, que fortalece la cultura de resultados y potencia la toma de decisiones basada en datos.

Automatización de la atención de tickets: mayor agilidad, integración y calidad en la prestación de servicios

Antes de la implementación de SoftExpert Suite, Grupo Marquise utilizaba un sistema de atención de tickets desactualizado, que ya no satisfacía las necesidades de los equipos de soporte ni de los solicitantes. Los procesos estaban poco estructurados, lo que dificultaba el seguimiento de los servicios prestados y comprometía la eficiencia de la gestión.

Con la adopción de la solución de SoftExpert se realizó un trabajo de revisión y automatización de los procesos de las áreas, permitiendo que los tickets se gestionaran de manera más organizada, transparente y medible. La plataforma pasó a ofrecer visibilidad sobre los servicios prestados, con indicadores que permiten medir el desempeño, supervisar los plazos e identificar cuellos de botella.

Uno de los grandes avances fue la integración de procesos que involucran múltiples áreas, permitiendo que la atención siga un flujo único y continuo, independientemente de la cantidad de áreas implicadas. Esto mejoró la experiencia del cliente solicitante, que ahora puede seguir el progreso de sus demandas de manera más clara y recibir respuestas más ágiles.

El resultado fue una gestión más eficiente y confiable, que refuerza la rendición de cuentas, eleva el estándar de calidad de los servicios internos y contribuye a una cultura de excelencia en el servicio.

Expansión del uso de SoftExpert: gestión integrada, eficiencia y estandarización en toda la organización

Además de los avances ya mencionados, Grupo Marquise ha ampliado de manera estratégica el uso de la herramienta en diversas áreas de gestión. Uno de los aspectos destacados es la adopción del módulo Project, que ha transformado la gestión de proyectos al eliminar controles paralelos y permitir una visión real y objetiva del progreso de las iniciativas, superando la percepción subjetiva de cada área. De esta manera, los proyectos ahora se monitorean con mayor precisión, transparencia y alineación estratégica.

“También hemos avanzado en la automatización del registro de no conformidades (RNC), que antes se realizaba de forma manual. Ahora, las áreas pueden registrarlas directamente en el sistema, y las áreas notificadas pueden responder y actuar a través del propio sistema, promoviendo agilidad, trazabilidad y mejor gestión de las acciones correctivas”, señala Francisco.

El sistema también se utiliza para auditorías internas de los negocios y para la preparación de auditorías externas de certificaciones de calidad, ofreciendo un entorno estructurado para evidenciar conformidades, hacer seguimiento de los planes de acción y garantizar la mejora continua.

Otro avance importante fue la expansión de los portales para la gestión de la rutina diaria de cada área, consolidando en un único entorno toda la información esencial para la operación y gestión. Cada portal reúne elementos como la misión del área, objetivos, planes, procesos, productos, recursos humanos y materiales, incluyendo activos como portátiles, escritorios y otros ítems, formando un registro completo y estructurado de cada área.

Estos portales también incluyen el SIPOC, que ayuda a visualizar los proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes de cada área. Además, todos los procedimientos de las actividades del área están disponibles en el mismo entorno, facilitando las consultas, estandarizando la ejecución de las tareas y promoviendo mayor autonomía y eficiencia operativa.

Se fomenta la actualización periódica de esta información, garantizando que los datos reflejen la realidad operativa y estratégica de cada sector. Esta estructura refuerza la estandarización, la transparencia y la gestión por procesos, además de facilitar el seguimiento de objetivos y la toma de decisiones. Con los portales, Grupo Marquise avanza en la consolidación de un entorno digital que conecta estrategia, operación y cultura organizacional.

Además, estamos configurando el sistema para atender las necesidades del área de riesgos, con el objetivo de estructurar e integrar la gestión de riesgos corporativos. Esta iniciativa permitirá centralizar los registros, hacer seguimiento de los planes de mitigación y fortalecer la gobernanza, contribuyendo a una actuación más preventiva, estratégica y alineada con los objetivos del Grupo.

Estos avances refuerzan el compromiso de Grupo Marquise con la estandarización, digitalización y excelencia en la gestión, consolidando SoftExpert como una plataforma estratégica para sustentar la transformación organizacional y cultural en curso.

El gerente de Planificación y Gestión, Francisco Moreira, destaca que la digitalización ha traído no solo eficiencia, sino también una nueva mentalidad de gestión. “Con dashboards intuitivos, flujos automatizados y datos confiables, los gestores ahora cuentan con mayor claridad y agilidad para tomar decisiones alineadas con los objetivos estratégicos de cada área”.

Visión de futuro: los datos como base para la toma de decisiones estratégicas

El viaje de transformación digital de Grupo Marquise se encuentra en una etapa de madurez. 

"Lo que se proyecta para el futuro es el fortalecimiento de SoftExpert como un gran centralizador de información de gestión, capaz de reunir datos de proyectos, procesos, objetivos, riesgos, auditorías, documentos y rutinas operativas en un entorno único e integrado", señala Francisco.

Con esta base consolidada, será posible aprovechar los datos generados en el sistema para implementar tecnologías avanzadas, como analítica de datos, ciencia de datos e inteligencia artificial, que aportarán inteligencia a la toma de decisiones, mejorarán el desempeño del negocio, optimizarán procesos, fortalecerán la comunicación entre áreas y ampliarán la capacidad de diagnóstico y respuesta de la organización.

La próxima fase de la alianza con SoftExpert contempla la expansión de la plataforma hacia nuevas áreas de negocio y la creación de la denominada “Sala de Guerra Digital”, un entorno estratégico donde los datos en tiempo real se conectan directamente con la gestión, proporcionando potencia, agilidad y precisión para decisiones críticas. Este avance representa un paso importante en la evolución de la gestión, alineado con los pilares que sostienen la transformación organizacional de Grupo Marquise.

Acerca de RCiT

Con casi dos décadas de experiencia, RCiT se ha consolidado como un socio confiable y presente en todo el territorio nacional. Más que ofrecer tecnología, la empresa se dedica a comprender en profundidad las necesidades de sus clientes para entregar soluciones a medida, capaces de impulsar resultados y acelerar la transformación digital.

Desde 2018, es socia de SoftExpert, participando activamente en cientos de proyectos de implementación y consultoría en todo Brasil. Esta alianza fortalece su capacidad para ofrecer soluciones completas y de alto valor, combinando conocimiento técnico, experiencia práctica y un compromiso con la excelencia.