SoftExpert Suite marca un hito en la trayectoria de Copapel. Se convirtió en uno de los elementos clave para el éxito de la empresa y nos permitirá mantener el liderazgo en nuestro sector y planificar el futuro con mayor seguridad.

Integración para certificaciones ISO

Wagner Paim, gerente del Sistema de Gestión Integrado de Copapel, explica que, con ocho unidades en el sur de Brasil y operaciones en todos los estados, la necesidad de una solución más robusta era evidente, especialmente considerando el objetivo de la compañía de obtener las certificaciones ISO 9001 e ISO 14001. “Necesitábamos un sistema que permitiera la integración con otros softwares y que todas nuestras filiales se beneficiaran de las mejoras, respetando el lenguaje y la cultura de la empresa”, recuerda.

Estructuración de procesos

Paim comenta que SoftExpert Suite fue la solución elegida por ofrecer herramientas sólidas para la evolución de los procesos de Copapel. “Evaluamos que la plataforma proporcionaba los mejores recursos para impulsar la Calidad y la Sostenibilidad de la empresa, ofreciendo un entorno intuitivo, integraciones entre componentes y con otras herramientas, soporte para diversas normativas y certificaciones, además de posibilitar que todas las unidades adoptaran las mejoras de forma uniforme”, afirma.

Actualmente, SoftExpert Suite se utiliza ampliamente para el control de indicadores, la gestión de contratos y activos, planes de acción, cuestionarios y formaciones en los departamentos de Compras, Operaciones, Ventas, SGI, TIC, Recursos Humanos, Finanzas y Marketing, que acceden a todo a través de portales personalizados.

La solución también fortaleció el desarrollo humano de la empresa. A través del área de Marketing, Copapel estructuró su proceso de gestión de formaciones y creó EAD Copapel, una plataforma que ha adquirido un papel protagonista desde su implementación, centralizando todos los recursos de formación en vídeo, facilitando el acceso para los colaboradores y promoviendo la difusión del conocimiento sobre productos, proveedores y otros temas.

Ganancias en eficiencia y rendimiento

Gracias a la integración con SAP, los equipos de Compras y Comercial ahora pueden acceder a información estratégica en cualquier momento y desde cualquier lugar, de manera personalizada.

“Antes, los representantes comerciales recibían sus informes cada 15 días en hojas de cálculo. Ahora pueden visualizar en tiempo real sus ventas, comisiones, estado de pedidos, órdenes de servicio programadas y otros datos”, explica Paim.

El tiempo dedicado al análisis de registros también se redujo de 24 a solo tres horas, lo que representó una mejora del 87% en el rendimiento. Además, con SoftExpert Formación, todos los empleados pueden realizar sus cursos online, independientemente del lugar o del horario. En total, la herramienta ofrece 279 cursos, y se han completado 1.596 formaciones en los primeros 16 meses de uso.

Paim destaca que la empresa está adoptando un nuevo modelo de gestión de la información, con procesos estandarizados, reducción de retrabajos, comunicación más eficaz entre áreas y colaboradores, análisis optimizados y una mejora significativa en los tiempos de respuesta para clientes y proveedores.