Agilidad y Precisión en la Distribución
La solución SoftExpert proporcionó mayor agilidad y precisión en la distribución de los documentos, garantizando que la información llegue a las personas correctas en el momento adecuado y con la exactitud necesaria
Optimización del Flujo de Revisión
Se logró una significativa optimización en el flujo de revisión de los documentos, haciendo el proceso más eficiente, transparente y fácil de gestionar, eliminando cuellos de botella y agilizando las aprobaciones
75% de Reducción de Tiempo en la Gestión
La empresa consiguió una impresionante reducción del 75% en el tiempo total dedicado a la gestión de documentos, lo que resultó en una mayor productividad, ahorro de recursos y un enfoque en actividades más estratégicas
Belgo Bekaert Arames es el resultado de una joint venture estratégica entre ArcelorMittal, uno de los grupos siderúrgicos más grandes del mundo, y N.V. Bekaert, líder mundial en la producción de alambres. Con unidades en varias ciudades brasileñas como Contagem y Sabará (MG), Osasco y Hortolândia (SP), y Feira de Santana (BA), la empresa es líder en el mercado de alambres trefilados, operando en el segmento de producción y comercialización para el sector de Bienes de Consumo.
- Categorías:
- Bienes de Consumo
- Productos Químicos
- Brasil
Desafío
Según Filipe Borges, Analista de Gestión Integrada de Belgo Bekaert Arames, la empresa se enfrentaba al desafío de adaptar sus procesos a los estrictos requisitos de Control de Documentos establecidos por la norma ISO 9001 - Sistemas de Gestión de la Calidad. Era crucial modernizar la forma en que se gestionaban los aproximadamente 3.500 documentos que componían el Sistema de Gestión Integrado. La necesidad apremiante era encontrar una solución que permitiera actualizar el sistema de control de documentos de manera preventiva, garantizando cumplimiento y eficiencia.
Solución
Ante este escenario, Belgo Bekaert Arames adoptó SoftExpert Documento, una solución robusta de SoftExpert, especialista en software y servicios para la mejora de procesos de negocio, el cumplimiento regulatorio y la gobernanza corporativa. SoftExpert Documento es una herramienta completa de gestión electrónica de documentos que abarca todo el ciclo de vida del contenido, desde su creación inicial hasta su archivo o descarte. Esta solución ofrece amplias funcionalidades en cada etapa del proceso, garantizando un control total y eficiencia.
Los Resultados
Con la implementación de SoftExpert Documento, Belgo Bekaert Arames obtuvo beneficios significativos. Los principales fueron: agilidad y precisión en la distribución de documentos, optimización del flujo de revisión y una notable reducción del 75% en el tiempo total dedicado a la gestión de documentos. Filipe Borges destaca que:
“Elegimos la solución de SoftExpert por presentar un concepto más amplio de gestión electrónica de documentos y por estar totalmente adecuada a las necesidades y realidad de la empresa.”
La solución es utilizada por aproximadamente 400 usuarios en siete instalaciones de la empresa (MG, SP y BA), abarcando desde el área de Ventas hasta Producción, y departamentos de apoyo como Recursos Humanos, Proyectos, Medio Ambiente y Seguridad, gestionando alrededor de 3.500 documentos del Sistema de Gestión Integrado. El principal desafío superado fue capacitar a los empleados para utilizar esta nueva plataforma digital, un proceso natural en cualquier implementación de nuevo software.
Próximos Pasos
Impulsada por la satisfacción con SoftExpert Documento, Belgo Bekaert Arames ya planea expandir el proyecto. El siguiente paso implica la aplicación del módulo SoftExpert Desempeño (Performance) para la Gestión de Indicadores. Este módulo permitirá monitorear Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) cruciales y gestionar todos los indicadores de negocio en una única plataforma centralizada. Con él, será posible crear paneles visuales, comparar los KPIs con los objetivos operativos y estratégicos para garantizar la alineación organizacional, gestionando el rendimiento del negocio de manera más holística, y no solo midiendo resultados.
