„Die SoftExpert Suite bietet mit ihren verschiedenen Modulen eine umfassende Antwort auf jede Anforderung oder jeden Prozess – ob in Produktion, Verwaltung, Betrieb oder Support – und gewährleistet die vollständige Einhaltung zahlreicher regulatorischer Anforderungen. Kurz gesagt: Die Lösung hat uns eine einfache, strukturierte und effiziente Möglichkeit gegeben, unser integriertes Managementsystem und die Dokumentenlenkung zu verwalten.“

Frilabo steigert Rentabilität um 30 % und sichert die Einhaltung internationaler Standards durch den Einsatz der SoftExpert-Technologie

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven globalen Markt, der immer strengeren regulatorischen Anforderungen unterliegt, hat sich Exzellenz im Qualitätsmanagement von einem Unterscheidungsmerkmal zu einer strategischen Notwendigkeit entwickelt. Laut McKinsey können Unternehmen, die robuste Qualitätsmanagementpraktiken einführen, ihre Betriebskosten um bis zu 20 % senken.

Dieser Trend wird durch das Streben nach höherer Effizienz, Risiko- und Kostenreduzierung sowie die Notwendigkeit schnellerer, datengestützter Entscheidungen angetrieben. Vor diesem Hintergrund suchte Frilabo nach einer soliden Lösung zur Steuerung seiner Prozesse, um sein Engagement für höchste Qualitätsstandards zu bekräftigen und seinen Kunden echten Mehrwert zu bieten.

➡️ Ausgangspunkt: die Suche nach einem soliden Qualitätsmanagementsystem

Frilabo, bekannt für seine Tätigkeiten im Laborsektor, war bereits nach ISO 9001 zertifiziert und verfügte über ein Dokumentenmanagementsystem. Doch mit der Genehmigung eines Qualifizierungsprojekts (PT2020) und den daraus resultierenden höheren Anforderungen an das Qualitätssystem erwies sich die bestehende Lösung als unzureichend, um mit den neuen Anforderungen und der wachsenden Komplexität der Abläufe Schritt zu halten.

Es wurde entscheidend, eine Plattform zu finden, die nicht nur die unmittelbaren Bedürfnisse erfüllte, sondern auch Skalierbarkeit und Flexibilität für die Zukunft bot.

🎯 Die Herausforderung: Einführung einer umfassenden Lösung in einer komplexen Umgebung

Der Wechsel zu einem neuen Qualitätsmanagementsystem war alles andere als einfach. Frilabo benötigte eine leistungsstarke Lösung, die zentrale Bereiche wie Kompetenz- und Schulungsmanagement, Dokumentenkontrolle, Risikomanagement, Prozesse, Kennzahlen und Anlagen integriert.

Darüber hinaus erforderte die Implementierung Engagement und eine präzise Konfiguration, um sicherzustellen, dass die Software die spezifischen internen Prozesse und Arbeitsabläufe des Unternehmens widerspiegelt. Angesichts der Vielzahl an Funktionen beinhaltete die Herausforderung auch einen kontinuierlichen Lern- und Optimierungsprozess.

🧭Die strategische Entscheidung: SoftExpert als Partner

Nach einer gründlichen Marktanalyse erwies sich SoftExpert als das Unternehmen mit der vollständigsten Lösung, die optimal auf die Anforderungen von Frilabo abgestimmt war.

Während andere Anbieter Lücken in entscheidenden Bereichen der regulatorischen Compliance aufwiesen – insbesondere in Bezug auf die strenge ISO 13485 – bot die SoftExpert Suite ein umfassendes Modulpaket, das alle kritischen Bereiche abdeckte.

Ausschlaggebend war die Möglichkeit, alles – von der Mitarbeiterschulung bis hin zu Anlagen- und Risikokontrolle – integriert zu steuern.

📊Ergebnisse, die für sich sprechen: Optimierung, Rentabilität und verbessertes Controlling

Die Implementierung der SoftExpert-Lösung markierte für Frilabo einen echten Wendepunkt. Manuelle, zeitaufwendige und fehleranfällige Prozesse wurden durch automatisierte, strukturierte Workflows ersetzt.

Diese Optimierung führte zu erheblichen Zeitersparnissen und einer deutlichen Steigerung der Rentabilität um rund 30 %.

Die Prozesskontrolle wurde wirksamer und ermöglichte ein strengeres, proaktives Qualitätsmanagement auf Basis zuverlässiger Daten.

Früher wurden Prozesse zu Nichtkonformitäten und Reklamationen manuell über Tabellenkalkulationen, E-Mails, Papierformulare usw. gesteuert. Dies führte häufig zu Nacharbeit, Fehlern, Verzögerungen und mangelnder Rückverfolgbarkeit.

Mit der Automatisierung durch die SoftExpert Suite werden diese Prozesse nun automatisch ausgeführt – mit Vorteilen wie schnelleren Freigaben, Standardisierung, vollständiger Rückverfolgbarkeit und besserer Terminkontrolle.

💡 Der Einfluss von SoftExpert auf den Arbeitsalltag von Frilabo

Die vollständige Digitalisierung des Dokumentenmanagements ermöglichte eine zentrale und sichere Kontrolle aller Unterlagen. Auch das Kompetenz- und Schulungsmanagement wurde verbessert, da nun alle Schulungsnachweise direkt im System überwacht werden.

• Den größten Einfluss hatte die Lösung im Labor- und Qualitätskontrollbereich. Sämtliche Mess- und Prüfgeräte werden nun erfasst, mit festgelegten Kalibrierplänen überwacht und in definierten Intervallen auf Messwerte, Fehler und Unsicherheiten überprüft. Prüfberichte und Kalibrierzertifikate werden ebenfalls kontrolliert und sind jederzeit verfügbar – einschließlich der gesamten Ereignishistorie zu jedem Instrument.
• Der Qualitätskontrollprozess wurde optimiert, indem Familien von Nährmedien mit ihren Kontrollmerkmalen sowie den Spezifikationen gemäß den Prozess­toleranzen definiert wurden. Nach der Qualitätskontrolle wird ein vollständig kundenspezifisches Konformitätszertifikat erstellt, das den regulatorischen Anforderungen entspricht.
• Darüber hinaus hat die Automatisierung kritischer Prozesse wie Change Control, Nichtkonformitätsmanagement, Gerätekalibrierung und Mitarbeiterschulung zu mehr Transparenz und Agilität in der Entscheidungsfindung geführt.
• Mit dieser robusten Struktur konnte Frilabo klare Effizienzgewinne erzielen und die Kontrolle über wesentliche Aktivitäten festigen.

Mafalda Regado, Technische Leiterin des Nährmedienlabors bei Frilabo, betont die Bedeutung der Lösung:

„Als Technische Leiterin des Nährmedienlabors von Frilabo bin ich eine überzeugte Verfechterin dieser Qualitätsplattform, die es uns ermöglicht, eine hervorragende Prozesskontrolle mit höchster Präzision aufrechtzuerhalten.“