“Os módulos nos proporcionaram inúmeros benefícios, especialmente a disponibilização de um único repositório de arquivos e numeração automática para normas e formulários, via criação de máscaras. Isso garantiu maior confiabilidade no controle de documentos, melhor capacidade de localizar e acessar documentos, bem como um controle aprimorado sobre ações corretivas, prazos e os responsáveis por sua execução.”
Cleise Bogo - Gerente de Sistemas de TI da Biosev
Repositório Único e Organizado
Criação de um repositório único de arquivos, centralizando a gestão de documentos e melhorando a capacidade de localização e acesso às informações
Confiabilidade e Automação Documental
Aumento da confiabilidade no controle de documentos e numeração automática para normas e formulários, garantindo padronização e consistência
Controle Aprimorado de Ações
Melhor controle sobre as ações corretivas, seus prazos e os responsáveis pela execução, garantindo um acompanhamento mais eficaz e transparente
Biosev
A Biosev, parte do Grupo Louis Dreyfus Commodities, é uma das líderes globais no setor sucroenergético, com 11 unidades de produção no Brasil e capacidade de moagem de 36,4 milhões de toneladas de cana por ano. Com cerca de 17.000 colaboradores (incluindo terceiros) e gerenciando 340.000 hectares de terras cultiváveis, a Biosev tem 1.200 fornecedores e parceiros agrícolas. Produz açúcar e etanol para mercados nacionais e internacionais, além de derivados, e atende a clientes como Nestlé, Coca-Cola, AmBev, Kraft, Dori e Unilever.
- Categorias:
- Agronegócio
- Brasil
Desafio
A Biosev enfrentava o desafio de melhorar o controle e a produtividade em diversas áreas críticas de sua operação. Havia uma necessidade premente de aprimorar a gestão em Qualidade, Garantia da Qualidade, EHS (Meio Ambiente, Saúde e Segurança), Controles Internos e Engenharia. A complexidade de suas operações, distribuídas em 11 unidades e envolvendo milhares de documentos, projetos e solicitações, exigia uma solução robusta para padronizar processos, garantir conformidade regulatória e otimizar a comunicação e o fluxo de informações.
A Solução
Para endereçar esses desafios, a Biosev implementou módulos da plataforma SoftExpert Excellence Suite. Foram adotados os módulos SoftExpert Documento, SoftExpert Projeto, SoftExpert Requisição e SoftExpert Plano de Ação. Esta solução de negócios para excelência em gestão, melhoria de processos e conformidade regulatória é utilizada por mais de 750 usuários ativos nas áreas de Gestão da Qualidade, Garantia da Qualidade, EHS (Meio Ambiente, Saúde e Segurança), Controles Internos e Engenharia da empresa. A implementação dessas ferramentas permitiu à Biosev gerenciar documentos, projetos, requisições e planos de ação de forma integrada e eficiente.
Os Resultados
A implementação das soluções SoftExpert trouxe melhorias significativas no controle e na produtividade da Biosev, conforme destacado por Cleise Bogo, Gerente de Sistemas de TI da empresa.
- O SoftExpert Documento permitiu gerenciar de forma abrangente os documentos corporativos, automatizando processos de indexação, armazenamento, publicação e distribuição, garantindo alta produtividade, padronização e organização. Isso criou um mecanismo eficiente para identificação, recuperação e controle de documentos.
- O SoftExpert Projeto simplificou a gestão de projetos, produtos, pessoas, serviços e finanças, automatizando requisições, planejamento, execução, controle e conclusão de projetos, facilitando a entrega com baixo custo total de propriedade (TCO).
- O SoftExpert Requisição gerencia todo o ciclo de vida das requisições de serviço, desde a abertura até a conclusão, com controles de aprovações, análise de desempenho e consultas de relatórios. Ele agilizou o trabalho em equipe, notificando automaticamente os responsáveis e garantindo o cumprimento de prazos.
- O SoftExpert Plano de Ação possibilitou gerenciar todas as etapas do processo de planejamento, execução e monitoramento de atividades e planos de ação, desde o registro até a aprovação. Isso aumentou a produtividade, melhorou a identificação de oportunidades de melhoria de processos, agilizou o compartilhamento de informações e reduziu custos de impressão e circulação de documentos.
No geral, os módulos proporcionaram um único repositório de arquivos, numeração automática para normas e formulários, maior confiabilidade no controle de documentos, e um controle aprimorado sobre ações corretivas, prazos e responsáveis, elevando o controle e a produtividade em toda a companhia.
