"Podemos afirmar que os ganhos são tanto em relação ao tempo na execução de atividades – em algumas delas tivemos um ganho de até 50%, quanto na qualidade das tarefas executadas. Por meio das análises de dados e dos dashboards, com a disponibilização rápida e confiável das informações, podemos tomar decisões com mais segurança".

Transformação digital em todo o negócio

Com crescimento acelerado, uma média de 15% nos últimos cinco anos, e a implantação de novas unidades como Horizonte – CE em 2019 e Itajubá - MG, em 2021, o grupo Raymundo da Fonte precisava de uma ferramenta de gestão em que os processos pudessem ser estruturados, garantindo a segurança das informações, que fornecesse dashboards para acompanhamento de resultados, além de ser facilmente integrado aos processos e sistemas já existentes. O gerente de processos corporativos, Marcos Martareli, lembra que os métodos eram muito artesanais, principalmente em relação à gestão de documentos.

Muitas vezes, um procedimento simples de consulta de nota fiscal para devolução de produto, por exemplo, acabava se tornando exaustivo, pois não havia uma ferramenta integrada ao ERP que permitisse esse controle e acesso às informações de forma ágil e segura”, lembra.

Busca por uma plataforma completa

Para enfrentar estes desafios, a companhia foi ao mercado buscar uma solução que viabilizasse a construção de processos e procedimentos estruturados, documentação eletrônica, planos de ação vinculados a dashboards de resultados, e que permitisse sistematizar as rotinas de ajuste de desvios e criar formulários eletrônicos. A facilidade de integração da tecnologia SoftExpert com outros sistemas foi um dos diferenciais destacados por Martareli, preponderante para a escolha da ferramenta.

Sempre mencionamos que o SoftExpert Suite nos permite realizar tudo aquilo que é importante no processo e não é encontrado em um ERP”, destaca.

Atualmente, todas as áreas e unidades do grupo são atendidas pela solução, por meio de 20 processos automatizados utilizados diariamente, com uma média de 8 mil acessos/mês. Entre as principais automações estão os processos e formulários eletrônicos para cadastro de clientes, chamados de TI, devolução de mercadorias, gestão de pessoas, solicitação de mudança, registro de ocorrência, tratamento de reclamação de cliente e fornecedor e gerenciamento de resíduos. Além da automação de processos, o Grupo também obteve sucesso na implantação de componentes como o de gestão de documentos, auditorias, plano de ação e calibração. A partir deles, são criados e gerenciados os mais de três mil documentos do grupo, administrados os mais de 30 planos de ações mensais, possibilitando a realização de auditorias de aspecto legal e normativo do sistema de gestão integrado, além do gerenciamento dos planos de calibração que garantem o status dos equipamentos do grupo. Martareli explica que, após a implementação, o grupo identificou a necessidade de ter controle dos chamados da área de TI também. Dentro da própria plataforma SoftExpert Suite foi incorporada à ferramenta ESM - Enterprise Service Management – para gestão de serviços.

Ganhos em eficiência e governança corporativa

Agora, por meio da ferramenta de gestão de serviços, é possível monitorar os níveis de SLA, por criticidade do chamado e por status, ter controle de quantos chamados são atendidos e quais deles foram aprovados ou reprovados pelo solicitante, classificar por categoria (sistema, infraestrutura ou telefonia), além de ter visibilidade em tempo real do andamento de cada chamado. “Ganhamos maior confiabilidade e agilidade em nossas atividades, estruturando muitas de nossas operações e facilitando a sua gestão”, complementa. O gestor reforça ainda que o uso da ferramenta se tornou obrigatório na companhia, uma vez que ela proporciona facilidade de aprendizado da equipe na utilização e autonomia na construção de processos, documentos, planos de ação, criação de portais de gestão etc. Entre os resultados alcançados com o uso da plataforma é possível destacar a redução no tempo de execução das atividades, a partir de workflows; segurança no armazenamento dos registros; facilidade na consulta de documentos; possibilidade de análises de dados nos dashboards, auxiliando para tomadas de decisões mais rápidas a partir da disponibilização de informações confiáveis. Atendimento à legislação A companhia tem uma certificação específica para embalagens de álcool, emitida pelo Inmetro, orientada por portarias, que são embasadas na Norma ISO 9001. A comercialização do produto só é permitida se houver essa certificação, que considera tanto questões processuais quanto documentais. Nesse contexto, a solução também trouxe resultados importantes, percebidos em auditorias externas.

Com felicidade ouvimos o depoimento de um auditor que nos avaliou há 10 anos e, recentemente, voltou para fazer uma auditoria. Ele ficou maravilhado com a realidade atual em que estamos com o uso do SoftExpert Suite”.

Dentre os desafios da Companhia agora estão a criação de novos workflows, ativação de novos componentes da Suite e integração com plataforma de RPA.

Diferenciais SoftExpert

• Baixa complexidade de implantação
• Ótima relação custo x benefício
• Componentes integrados
• Software Ágil
• Plataforma em nuvem