"A nossa produtividade foi impactada positivamente, uma vez que passamos a atuar de modo proativo e com mais efetividade nas tomadas de decisões, fundamentadas em informações confiáveis providas pelos dashboards de gestão. Como responsável por esta implantação, me orgulho bastante de estarmos hoje em um degrau superior na escalada evolutiva de aplicação da tecnologia nos processos de negócio da Hypofarma."

Necessidade de automatizar e integrar seus processos

Atuando em um setor extremamente regulamentado, a farmacêutica identificou a necessidade de automatizar e integrar seus processos, já que muitas atividades eram manuais, realizadas por meio de formulários em papel, com assinaturas físicas, planilhas Excel e e-mails, o que dificultava o controle das ações e a rastreabilidade dos documentos, gerando gargalos, atrasos e retrabalhos. O gerente de TI da Hypofarma, Giulio Chiabi, lembra que não era possível acompanhar a situação dos processos de Registro de Não Conformidade (RNC), Controle de Mudança (CM) e Registro de Ocorrência de SAC (ROST) em tempo real e a visibilidade do andamento dos planos de ação, gerados a partir desses processos, era deficiente.

“Por envolver formulários em papel, o devido controle da documentação demandava elevado esforço e a rastreabilidade deixava a desejar. Além disso, o não cumprimento de prazos dos planos de ação era frequente por não contarmos com ferramentas de gestão com notificações de tarefas pendentes e atrasos”, conta.

Transformação digital ao integrar seu ERP

A Hypofarma deu um passo importante no processo de transformação digital ao integrar seu ERPao SoftExpert Excellence Suite, facilitando a rastreabilidade dos produtos, otimizando os atendimentos e centralizando o controle das informações. A implementação foi feita pela TNX, empresa parceira da SoftExpert. Para Chiabi, os rigorosos processos de controle de documentos, a digitalização de fluxos e a rastreabilidade total provida pela SoftExpert foram fatores preponderantes para que a Hypofarma implantasse a suíte em suas operações. Ele comenta que a solução proporciona visibilidade total sobre o andamento dos fluxos e as ações em execução, com acompanhamento online de prazos e status.

“Com a implantação dos componentes Processo, Problema e Formulário, o andamento dos processos e dos planos de ação passaram a ser gerenciados em tempo real. Nenhuma tarefa ou ação fica pendente de execução sem o conhecimento dos responsáveis e gestores”, pontua.

Atualmente, as áreas que utilizam a solução são: Garantia da Qualidade, Produção Farmacêutica, Desenvolvimento de Produtos, Controle de Qualidade, Desenvolvimento Analítico, Engenharia e Manutenção, Logística, Assuntos Regulatórios, RH e TI.

Chiabi reforça também como a gestão dos processos críticos de Qualidade em uma plataforma web é fundamental, principalmente em tempos de trabalho remoto. “A utilização de formulários eletrônicos, fluxos de processos automatizados e assinaturas eletrônicas garantiu a integridade de dados e a devida rastreabilidade, permitindo que nossos colaboradores executem suas atividades independentemente do local físico”, afirma.

Gestão dos fluxos de registro de não conformidade

O gerente de TI da Hypofarma, Giulio Chiabi, conta que os requisitos de rastreabilidade e integridade de dados, exigidos pelas normas regulatórias da Anvisa, foram atendidos em todas as etapas de validação do sistema. “Deste modo, temos total confiabilidade de que nossos medicamentos estão sendo produzidos dentro dos mais rigorosos critérios de segurança e eficácia”, comenta.   Chiabi reforça ainda que a implantação da solução representou um divisor de águas na jornada de transformação digital da empresa e afirma que as novas iniciativas de automação de processos serão direcionadas prioritariamente à plataforma SoftExpert. “A integração desenvolvida com nosso ERP ampliou as possibilidades de compartilhamento de informações entre as ferramentas, tornando-as soluções entrelaçadas para melhoria de nossos processos”.

Com a automatização, que incluem workflows, assinaturas e formulários eletrônicos, a companhia também reduziu em 30% o consumo de papel. Além disso, os processos e planos de ação passaram a ser gerenciados em tempo real, gerando notificações frequentes aos responsáveis pelas ações e, consequentemente, potencializando a gestão dos fluxos de registro de não conformidade, o controle de mudanças e o registro de ocorrências de SAC.

Diferenciais SoftExpert

• Baixa complexidade de implantação
• Ótima relação custo x benefício
• Componentes integrados
• Software Ágil
• Plataforma em nuvem