La tecnología SoftExpert ha supuesto un hito para nosotros, ya que ha provocado una transformación significativa en nuestros procesos y ha impactado directamente en la experiencia de nuestros socios. La modernización tecnológica es esencial para progresar y mejorar nuestro desempeño de forma continua. Por eso nos comprometemos a ampliar estas soluciones a otros flujos internos, ya que creemos que son tecnologías disruptivas con un gran potencial de aplicación en diversas áreas. Se trata de un verdadero caso de éxito en las áreas de automatización e inteligencia artificial, que ya está inspirando a otras cooperativas financieras a optimizar sus procesos utilizando la tecnología.

Ademir José Carota - Director General de Sicoob Cocred

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Reducción drástica del tiempo de tramitación

Los tiempos de actualización del registro se han reducido en un 70%, de horas a unos minutos

Automatización inteligente con IA

La implementación de SoftExpert IDP, que utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático, automatizó la extracción de datos

Integración con los sistemas existentes

SoftExpert Suite se integró fácilmente con otras herramientas, como ERP, RPA y Power BI

Sicoob Cocred

Considerada una de las mayores cooperativas financieras de Brasil, Sicoob Cocred celebra su 55 aniversario con grandes resultados. Actualmente cuenta con 76 000 socios, particulares y empresas de todos los segmentos. La cooperativa tiene un patrimonio neto de 1500 millones de reales, una cifra alcanzada por pocas instituciones del país. Su red de servicios crece año tras año y hoy cuenta con 42 sucursales distribuidas por el interior de São Paulo y en el Triângulo Mineiro, además de una sucursal 100 % digital. Con activos de casi 12 500 millones de reales, Sicoob Cocred también se enorgullece de tener una de las mayores carteras de crédito entre las cooperativas del país: 8900 millones de reales, lo que confirma su compromiso con la promoción de negocios y la creación de empleo, contribuyendo al desarrollo económico del país.
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Sicoob Cocred ha reducido en un 70% el tiempo de actualización de registros gracias a la tecnología innovadora de SoftExpert

Utilizando inteligencia artificial y machine learning, SoftExpert IDP transforma rápidamente documentos complejos en datos relevantes, agilizando procesos críticos con apenas unos clics

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Imagine un escenario en el que la actualización de registros, que antes llevaba horas o incluso días, ahora se realiza en menos de 30 minutos. Esta es la nueva realidad de Sicoob Cocred: ¡una impresionante reducción del 70% en el tiempo de procesamiento! Gracias a esta transformación, el equipo puede centrarse en tareas estratégicas.

Y aún hay más. La capacidad de procesamiento de documentos se ha triplicado. En solo tres meses, se han procesado más de 7500 documentos con una precisión notable. Sicoob Cocred no solo ha optimizado sus operaciones, sino que también ha reforzado su misión de servir a sus afiliados de forma más eficaz y segura.

Extracción avanzada de datos e integración con los sistemas existentes

El tratamiento de grandes volúmenes de datos es una realidad cotidiana para las empresas del sector financiero. Instituciones como Sicoob Cocred procesan miles de documentos, registros, declaraciones fiscales, contratos y comprobantes. Este enorme flujo de información convierte el cumplimiento de la normativa en todo un reto, que exige precisión y seguridad en cada fase, sin margen para errores que comprometan la integridad de los datos o la experiencia de los socios de la cooperativa. Con el crecimiento constante de las exigencias y la gran presión por la eficiencia, la necesidad de cumplir la normativa ha aumentado.

En este contexto, SoftExpert se destacó por aportar innovación y eficiencia con sus soluciones de BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y, especialmente, con IDP (Procesamiento de Documentos Inteligente). La integración de estas dos tecnologías permitió automatizar el proceso de actualización de las inscripciones, reduciendo el tiempo y el margen de error, y garantizando una mejor experiencia para los cooperativistas y un cumplimiento riguroso de las exigencias de conformidad del sector.

La integración del sistema RPA (Robotic Process Automation) con SoftExpert Suite trajo mejoras significativas en la eficiencia y precisión de los procesos. El RPA, a su vez, automatiza tareas repetitivas y manuales, liberando a los empleados para que se concentren en actividades más estratégicas.

Esta combinación no solo ha aumentado la agilidad y la transparencia en la gestión de datos, sino que también ha permitido a la institución optimizar sus operaciones, garantizando que el equipo trabaje de forma más colaborativa y eficaz.

La integración de estos sistemas en el SoftExpert Suite no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también garantiza el cumplimiento de la normativa y la calidad de los procesos, y proporciona un enfoque holístico a la gestión organizativa.

Crecimiento acelerado y necesidad de mayor eficacia operativa

Ante la rápida expansión de la cooperativa, que en la actualidad está presente en 35 ciudades de São Paulo y Minas Gerais y cuenta con 76 000 socios, Sicoob Cocred era consciente de que el crecimiento conlleva importantes retos operativos.

La actualización anual de los registros, fundamental para el funcionamiento eficiente de la cooperativa y para garantizar la seguridad de sus socios, empezó a convertirse en un desafío cada vez mayor. Hasta principios de 2024, este proceso se realizaba manualmente. Los registros que implicaban documentos complejos, como las declaraciones de la renta, requerían horas, e incluso días, para su tramitación. En los casos en que los miembros de la cooperativa poseían muchas propiedades, la actualización podía llevar hasta una semana.

Automatización e inteligencia artificial con SoftExpert

Para responder a los desafíos, SoftExpert, socio de Sicoob Cocred durante muchos años, implementó una solución innovadora: IDP (Intelligent Document Processing).

El proyecto comenzó con la necesidad de unificar la actualización de registros simples y completos, que tenían flujos diferentes en el sistema. En esta primera fase, colaboraron los equipos de registro e informática de Sicoob Cocred y SoftExpert.

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El director administrativo de Sicoob Cocred, Ademir Carota, afirma que la actualización del registro supuso una reestructuración completa, con foco en la eficiencia. «Cuando empezamos a trabajar con SoftExpert, sabíamos que la transformación necesitaba ir más allá de la simple automatización. Necesitábamos crear un flujo más inteligente que realmente impactara en todo el negocio. Esta visión se convirtió en la base del proyecto, que unificó procesos antes fragmentados y trajo la eficiencia que tanto buscábamos». 

IDP destaca por ir más allá del OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y utilizar tecnologías de aprendizaje automático para interpretar documentos complejos. No solo extrae texto, sino que también clasifica datos y reconoce contextos, especialmente en campos como la «Declaración de Bienes y Derechos» del Impuesto sobre la Renta, que no siguen un patrón fijo. Esta flexibilidad es esencial, ya que representa la mayor parte de la información que debe actualizarse.

Al combinar IDP con la plataforma BPM (Business Process Management), SoftExpert automatizó la lectura y extracción de datos de los documentos de los cooperados. La información que antes se introducía manualmente ahora se captura y procesa de forma inteligente y rápida. Como resultado, los empleados pueden concentrarse en tareas más estratégicas, lo que aumenta la eficiencia operativa de la cooperativa.

En la práctica, IDP analiza los datos de imágenes o PDF, extrae automáticamente información esencial, como el nombre, el CPF y los importes, y la introduce directamente en el sistema de gestión, con lo que se elimina la necesidad de introducirla manualmente. El sistema también se adapta y aprende de los nuevos tipos de documentos, mejorando su eficacia con el tiempo. Este enfoque ha supuesto un importante ahorro de tiempo y una reducción de errores, lo que permite a Sicoob Cocred gestionar rápidamente grandes volúmenes de documentos.

Alta eficacia operativa, gobernanza y seguridad

El resultado de esta transformación fue inmediato. En solo tres meses, Sicoob Cocred procesó más de 7500 documentos, triplicando su capacidad de procesamiento. El tiempo necesario para actualizar los datos de registro se redujo drásticamente, de días a menos de media hora.

Pero los beneficios fueron más allá de las cifras. La automatización también ha aportado beneficios intangibles: más seguridad de los datos, un mayor cumplimiento de la normativa y, sobre todo, una mejor experiencia para los afiliados.

«En nuestro modelo de negocio, el asociado está siempre en el centro de todo lo que hacemos y, con la ayuda de SoftExpert, podemos hacerlo de forma más eficaz, ofreciendo una experiencia mejor y más transparente», explica Carota.  

A medida que Sicoob Cocred avanza en su camino de transformación digital, se presentan varias oportunidades, incluyendo la automatización de otros procesos, la implementación de soluciones innovadoras como ESG y GRC y el fortalecimiento del uso del módulo de Gestión de Proyectos, garantizando así un futuro más eficiente y sostenible para la cooperativa.

Sicoob Cocred está preparado para continuar su viaje de innovación. ¿Quiere saber cómo esta tecnología puede transformar también su operación? Contacte con SoftExpert y descubra cómo aumentar la eficiencia de sus procesos.

 

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