"Podemos afirmar que las ganancias son tanto en el tiempo de ejecución de actividades - en algunas de ellas, tuvimos un gano de hasta un 50%, cuanto en la calidad de las tareas ejecutadas. Por medio de los análisis de datos y de tableros, con el disposición rápida y fiable de las informaciones, podemos tomar decisiones con más seguridad".

Transformación digital en toda la empresa

Con crecimiento rápido, un promedio de un 15% en los últimos cinco años, y la implantación de las nuevas unidades como Horizonte - CE en 2019 e Itajubá - MG en 2021, el grupo necesitaba una herramienta de gestión donde los procesos pudieran estar estructurados, garantizando la seguridad de las informaciones, que proporcionara tableros para seguimiento de resultados, además de ser fácilmente integrado a los procesos y a los sistemas ya existentes. El gerente de procesos corporativos, Marcos Martareli, recuerda que los métodos eran artesanos, en lo referente a gestión de documentos, principalmente. “Muchas veces, un procedimiento sencillo de consulta de factura para devolver productos, por ejemplo, se tornaba agotador porque no había una herramienta integrada al ERP que permitiera este control y acceso a informaciones de la forma ágil y segura”, él recuerda.

Búsqueda de una plataforma completa

Para hacer frente a estos desafíos, la compañía salió al mercado para buscar una solución que hiciera posible la construcción de procesos y procedimientos estructurados, documentación electrónica, planes de acción asociados a tableros de resultados, y que permitiera sistematizar las rutinas de ajuste de desviación y crear formularios electrónicos. La facilidad de integrar la tecnología de SoftExpert con otros sistemas era uno de los diferenciales destacados por Martareli, preponderante para elegir la herramienta.

Siempre mencionamos que SoftExpert nos permite hacer todo lo que es importante en el proceso y no se encuentra en un ERP”, él señala.

Actualmente, todas los departamentos y unidades del grupo son servidos por la solución, por medio de veinte procesos automatizados usados a diario con un promedio de ocho mil accesos/mes. Entre las automatizaciones principales son los procesos y formularios electrónicos para registro de clientes, tickets de TI, devolución de mercancías, gestión de personal, solicitud de cambio, registro de ocurrencia, tratamiento de queja de cliente y proveedor y gestión de residuos. Más allá de la automatización de procesos, el grupo también consiguió éxito en la implantación de componentes como el de gestión de documentos, auditorías, plan de acción y calibración. De ellos, se crean y manejan más de tres mil documentos del grupo, manejan más que treinta planes de acciones mensuales, haciendo posible la realización de auditorías del aspecto legal y normativo del sistema integrado de gestión, más allá de la gestión de planes de calibración que garantizan el estado de los equipos del grupo. Martareli explica que, después de la puesta en práctica, el grupo también ha identificado la necesidad de tener control de los tickets del departamento de TI. Dentro de la propia plataforma SoftExpert Suite se ha incorporado la herramienta ESM - Enterprise Service Management - para gestión de servicios.

Aumento de la eficiencia y la gobernanza empresarial

Ahora, por medio de la herramienta de gestión de servicios, es posible supervisar los niveles de SLA, por severidad del ticket y por estado, tener control de cuántos tickets son respondidos y cuáles de ellos han sido aprobados o rechazados por el solicitante, clasificar por categoría (sistema, infraestructura o telefonía), más allá del tener visibilidad en el tiempo real del curso de cada ticket.

Ganamos más fiabilidad y agilidad en nuestras actividades, estructurando muchas de nuestras operaciones y facilitando su gestión”, él complementa.

El gerente refuerza que el uso de la herramienta se convirtió obligatorio en la compañía, ya que proporciona facilidad de aprendizaje del equipo en el uso y autonomía en la construcción de procesos, documentos, planes de acción, creación de portales de gestión etc. Entre los resultados obtenidos con el uso de la plataforma, se destaca la reducción en el tiempo de ejecución de las actividades, desde flujos de trabajo; seguridad en el almacenamiento de registros; facilidad en la consulta de documentos; posibilidad de análisis de datos en los tableros, ayudando a tomar decisiones más rápidas desde el suministro de información confiable. Cumplimiento de la legislación La compañía tiene una certificación específica para los envases de alcohol, emitida por Inmetro, dirigida por resoluciones que están basadas en la Norma ISO 9001. La comercialización del producto solamente se permite si tiene esta certificación que considera tanto temas procesales cuanto documentales. En este contexto, la solución también trajo resultados importantes, notados en auditorías externas.

Con felicidad, escuchamos el testimonio de un auditor que nos había evaluado hace diez años y, recientemente, él volvió para hacer una auditoría. Estuvo asombrado con la realidad actual donde usamos SoftExpert Suite”.

Entre los desafíos de la Compañía ahora, hay la creación de workflows nuevos, activación de componentes nuevos de la Sute e integración con la plataforma de RPA.

Diferenciales SoftExpert

• Baja complejidad de implantación
• Óptima relación de coste x beneficio
• Componentes integrados
• Software Ágil
• Plataforma en nube