Tutti i giorni, le organizzazioni creano un volume intenso di contenuto non strutturato, che includono ordini d’acquisto, registri di dipendenti, relazioni finanziarie, formulari, fatture fiscali, contratti, procedimenti interni, disegni di ingegneria, e-mail, tra gli altri. Ogni giorno aumenta sempre più la sfida di doversi occupare di documenti, contenuto digitale, registri e fogli. Studi mostrano che il contenuto non strutturato comprende l’80% o di più di tutte le informazioni corporative e sta aumentando dal 65% al 200% ogni anno, a seconda del segmento.
Nella maggior parte delle imprese, è comune che i contenuti cartacei e digitali si trovano in situazione di “caos non gestito”. Questo contenuto è immagazzinato in diversi luoghi, come drive di computer, condivisioni di rete, cartelle di archivi e schedari, senza una tassonomia esistente per identificarne la natura. Stando così le cose, gli utenti affrontano difficoltà per trovare e riutilizzare i contenuti necessari alle attività quotidiane. Come risultato, molto tempo è perso nella ricerca e nella ricreazione di informazioni. Questo incentiva anche pratiche meno efficienti, come l’utilizzo di e-mail in luogo di uno strumento collaborativo di gestione documentale.
